Besprechungen gehören zum Arbeitsalltag dazu. Obwohl sie mittlerweile als unproduktive Zeitfresser einen denkbar schlechten Ruf haben, sind sie ein wichtiger Baustein, den Bedarf an Austausch und Kommunikation im Berufsalltag zu decken. Sie stellen unter bestimmten Voraussetzungen eine sinnvolle Methode dar, sich über Arbeitsstände auszutauschen und zu informieren oder Projekte voranzutreiben. Neben internen Faktoren wie zielführende Moderationstechniken sind es auch externe Faktoren, die den Erfolg des Meetings beeinflussen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen vier Teilnehmertypen vor, die das Meeting stören oder sogar scheitern lassen können. Erfahren Sie, wie Sie als Moderator mit schwierigen Gesprächstypen und -situationen umgehen können.
Der Nervöse
In der Besprechung soll ein Projekt von einem Gesprächsteilnehmer vorgestellt werden. Sie sehen den Kollegen vor Beginn des Meetings im Flur und Ihnen fällt auf, dass er sehr nervös wirkt. Stärken Sie ihm den Rücken, indem Sie sich zu Beginn des Meetings Zeit bei der Einleitung nehmen. Treten Sie selbst sicher und entspannt auf und signalisieren Sie damit, dass sie von der Präsentation des Kollegen überzeugt sind. Wichtig: Im Vorfeld des Meetings haben Sie mit dem Gesprächsteilnehmer ausführlich den Hintergrund und die Zielsetzung des Termins geklärt.
Die Quasselstrippe
Wenn Sie häufig Besprechungen leiten, treffen Sie irgendwann auf diesen Kommunikationstypen, der in seinen Ausführungen kein Ende zu finden scheint. Mit diesen Tipps fangen Sie ihn wieder ein:
- Fassen Sie sich selbst kurz und präzise.
- Vermeiden Sie offene Fragen. Formulieren Sie die Frage in geschlossener Form gegebenenfalls neu.
- Vereinbaren Sie im Vorfeld eine Zeitbeschränkung für Redebeiträge. Machen Sie den Gesprächsteilnehmer bei zu langer Rededauer darauf aufmerksam.
- Unterbrechen Sie den Dauerredner in angemessener Form. Fassen Sie den Beitrag zusammen und bitten Sie andere Teilnehmer um ihre Meinung zum Thema.
Der Schweiger
In jedem Team gibt es Personen, die sich im Meeting aus unterschiedlichsten Gründen selten zu Wort melden. Sie können diese Kollegen aktiv in das Meeting einbinden, indem Sie sie direkt ansprechen und um ihre Expertenmeinung bitten. Vermeiden Sie hier geschlossene Fragen und lassen Sie genügend Zeit für die Beantwortung.
Der Querschießer
Dieser Typ zeichnet sich durch seinen steten Konfrontationskurs aus. Das Meeting sieht er als persönliche Bühne, um „Klartext zu sprechen, weil sich das ja sonst niemand traut.“ Richtet sich sein Einwurf gegen Sie als Besprechungsleiter, heißt es Ruhe bewahren.
- Bleiben sie sachlich, aber verdeutlichen Sie dem Kollegen Ihre Gefühlslage.
- Wenn Ihnen im Vorfeld doch ein Fehler unterlaufen ist und der Einwurf seine Berechtigung hat, scheuen Sie sich nicht, diesen zuzugeben. Wenn möglich schließen Sie einen Kompromiss.
Natürlich kann es auch passieren, dass der Kommentar gegen einen anderen Meeting-Teilnehmer gerichtet ist. Als Besprechungsmoderator sollten Sie dann neutral bleiben und nicht Partei für eine Seite ergreifen. Besitzen Sie aber Informationen, die zur Klärung des Konflikts beitragen, sollten Sie diese nicht verschweigen.
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