sevDesk Erfahrungen – die Buchhaltungssoftware unter der Lupe

Der Staat unterscheidet nicht nach Gewerbe, sondern setzt die Buchführung bei allen Selbstständigen und Unternehmen als verpflichtendes Element voraus. Die Gagen und Ausgaben müssen ordnungsgemäß notiert werden und Rechnungen nach Vorschrift erstellt werden. Das gilt für den freiberuflichen SEO Consultant gleichermaßen wie für die unabhängige Autorin oder den kleinen Elektrobetrieb.

Dank des modernen Fortschritts sind Selbstständige und Kleinunternehmer nicht mehr auf sich allein gestellt. Es existieren Softwares wie sevDesk, welche die Arbeit mit den Büchern erleichtern sollen. Ob es sich bei sevDesk um einen seriösen Anbieter handelt, der die Rechnungserstellung, Buchhaltung und Warenwirtschaft einen entscheidenden Schritt voranbringt, wird im folgenden Artikel geklärt.

Was ist sevDesk?

Die Buchhaltung stemmen ohne Fachkenntnisse, professionellen Buchhalter und stundenlanges Einlesen – um diese Leistungen dreht sich das Angebot von sevDesk. Die Buchhaltungssoftware führt den Anwender spielend leicht durch die Angebotserstellung, den Rechnungstransfer, die Verbuchung von Zahlungen und die Warenwirtschaft.

Die sevDesk Buchhaltungssoftware greift Unternehmern genau dort unter die Arme, wo Hilfe benötigt wird. Die Automatisierung von Prozessen erledigt die anfallenden Aufgaben schnell und zuverlässig, spart Zeit und Nerven.

Wie funktioniert sevDesk?

SevDesk ist ein cloudbasiertes Programm, das unternehmerische Fakten, Zahlen und Daten analysiert und realitätsgetreu wiedergibt. Während der Erstanwendung ist es notwendig, eine E-Mail-Adresse anzugeben, um einen kostenfreien Account anzulegen. Auf diese Art und Weise kann die Buchhaltungshilfe des Anbieters auf die Probe gestellt werden.

Die Dienste werden im Internet in Anspruch genommen. Mittels Browser des Laptops, dem Computer, dem Tablet oder dem Smartphone kann man sich in die hauseigene Buchhaltung einloggen und die Büroorganisation angehen. Zudem ist es möglich, sich die sevDesk Go App herunterzuladen und die Funktionen bequem in der Applikation zu nutzen.

Die sevScan App dient dazu, Rechnungen, Belege und Dokumente zu fotografieren und zu digitalisieren. Alternativ ist es möglich, die Unterlagen via E-Mail an sevDesk zu übermitteln oder auf den Upload per Drag & Drop zurückzugreifen. Unabhängig davon, welcher Weg gewählt wird, sorgt die Buchhaltungssoftware dafür, dass die Dokumente den entsprechenden Buchhaltungskonten zugewiesen werden. Im Anschluss daran erfolgen weitere Buchhaltungsschritte: die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung, der DATEX-Export und die Warenwirtschaft.

Für wen eignet sich sevDesk?

Die Software erfreut sich in Deutschland großer Beliebtheit und zählt zu den beliebtesten Buchhaltungsprogrammen für juristische und natürliche Personen. Genutzt wird das Programm in erster Linie von kleinen und mittelständischen Unternehmen, Selbstständigen, Freiberuflern, Personen- und Kapitalgesellschaften. SevDesk eignet sowohl für den Handel, das Handwerk oder Agenturen.

Ein großer Pluspunkt des Buchhaltungsprogramms ist, dass die Software branchenspezifisch kategorisiert ist. Zur Organisation von Angeboten, der Verwaltung von Rechnungen, des Lagers oder dem Geschäftskonto können folgende Wirtschaftszweige profitieren:

• Hotellerie und Gastronomie
• Handel
• Handwerk
• Kosmetik- und Wellnessbranche
• Hausverwaltungen und Vermietung
• Sicherheit und Personenschutz
• Fitness- und Gesundheitsbranche
• Bäckereien und Konditoreien
• Fahrschulen
• Personentransportgewerbe
• Autohandel und Fahrschulen
• Rechtsanwäte und Architekten
• Agenturen für Marketing, PR, Consulting und Design
• Startups
• Freiberufler
• Solo-Entrepreneure
• Musiker und Grafiker
• und viele mehr

Vorteile und Nachteile von sevDesk

Vorteile:

• Branchenspezifische Lösungen
• Verschiedene Modelle
• Kostenlose Testversion
• Hoher Sicherheitsstandard
• Zugang für Steuerberater
• Großes Leistungsspektrum
• Mobiler und digitaler Zugriff
• Einfache Anwendung, attraktive Benutzeroberfläche

Nachteile:

• Voller Funktionsumfang auf das teuerste Paket beschränkt

SevDesk Vorteile und Nachteile

Was kostet sevDesk?

Im Gegensatz zu herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen ist es bei sevDesk nicht notwendig, die Software käuflich zu erwerben. Die User können sich für eins der möglichen Pakete entscheiden:

1. Rechnung
2. Buchhaltung
3. Warenwirtschaft

Unternehmer, Firmen und Selbstständige können sich darüber hinaus zunächst einen Überblick über die Stärken und Schwächen der Buchhaltungs- und Rechnungssoftware verschaffen. Die Testversion kann für zwei Wochen kostenlos genutzt werden. Während andere Anbieter auf eine automatische Verlängerung des Abonnements setzen, ist dies bei sevDesk nicht der Fall. Das Abo stoppt nach der Testphase und muss manuell in eine zahlungspflichtige Mitgliedschaft umgewandelt werden.

Kunden, die Geld sparen möchten, können die Dienste von sevDesk für ein oder zwei volle Jahre in Anspruch nehmen. Wer sich nicht so lange festlegen will, kann stattdessen auf das monatliche Abo zurückgreifen.

Rechnung

Wird sevDesk als Rechnungssoftware verwendet, können Angebote und Rechnungen erstellt, digitalisiert, gesammelt und verwaltet werden. Das System weist den Kunden automatisiert auf anstehende Zahlungen hin und ermöglicht das Schreiben von Gutschriften und Stornorechnungen.

Für die Kundschaft der sevDesk Klienten können individuelle Profile angelegt werden. Dadurch müssen die Daten nur einmal angegeben werden und können im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit lediglich abgerufen und ausgewählt werden. Weiterhin verfügt die Software über einen Steuerberater-Zugang, einen DATEV-Export und einen integrierten Postversand.

Möchte man das Risiko einer Bindung nicht eingehen, sollte man sich für das Monatsabo entscheiden. Die Dienstleistungen werden mit monatlichen Gebühren in Höhe von 9,90 Euro berechnet. Die 12-monatige Mitgliedschaft kostet 8,90 Euro und die 24-monatige Mitgliedschaft beläuft sich auf 7,90 pro Monat.

Buchhaltung

Die Buchhaltung beinhaltet alle Funktionen aus der Rechnung und wird durch weitere Zusätze angereichert. Belege lassen sich im Programms speichern und organisieren. Und auch ein Kassenbuch und das Online Banking sind im Service inbegriffen. Weiterhin ist es möglich, Arbeiten für das Finanzamt zu erledigen. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die Gewinn-Verlust-Rechnung können im Handumdrehen im Programm erledigt werden.

sevDesk verlangt für das Buchhaltungspaket für die monatliche Mitgliedschaft 18,90 Euro. Im Jahresabo müssen monatlich 17,90 Euro beglichen werden und für ein zweijähriges Abo werden monatlich 15,90 Euro fällig.

Warenwirtschaft

Der komplette Leistungsumfang kann mit dem Paket „Warenwirtschaft“ abgerufen werden. Diese Option erweitert die bisherigen Dienste durch die Lagerverwaltung, die Lieferanten- und Artikelzuordnung. Des Weiteren können Bestandsbuchungen abgewickelt werden, Lieferanten- und Kundenpreise definiert werden.

Dieses Gesamtpaket schlägt bei einer monatlichen Kündigungsfrist mit 45,90 Euro im Monat zu Buche. Für das Jahresabo müssen Gebühren in Höhe von 43 Euro pro Monat gezahlt werden. Das beste Angebot mit der längsten Bindung ist das Zweijahresabo. Für das gesamte Leistungsspektrum des Pakets „Warenwirtschaft“ müssen 39,90 Euro monatlich an sevDesk überwiesen werden.

Welche Leistungen bietet sevDesk an?

Das Team von sevDesk hat versucht, eine Software zu erstellen, die den Anforderungen des unternehmerischen Alltags gerecht wird.

Rechnungen

Rechnungen kommen im betrieblichen Alltag große Bedeutung zu. Kein Wunder also, dass sevDesk mit zahlreichen Tools und Features rund um die Erstellung, die Verwaltung und die Übermittlung von Rechnungen ausgestattet ist.

Erstellung von Angeboten

Vor allem Agenturen und Handwerker setzen nicht auf Festpreise, sondern auf individuelle Angebote. Die Ausarbeitung eines Kostenvoranschlags kann ohne tatkräftige Unterstützung sehr viel Zeit und Arbeit in Anspruch nehmen. Mit der sevDesk Software sind nur wenige Mausklicks notwendig: Die Erstellung kann über den Menüpunkt „Angebote“ oder direkt im angelegten Kundenprofil abgewickelt werden. Artikel und Mengenangaben werden bestimmt und ein Anschreiben verfasst.

Sind die Formalia erledigt, kann das Angebot augenblicklich an den Kunden gesendet werden. Hervorzuheben ist außerdem die Möglichkeit, einen Sonderpreis anzuwenden. Die fortlaufende Nummerierung, GoBD-Konformität und das Speichern und Verwalten der Kostenvoranschläge sind weitere Pluspunkte von sevDesk.

Schreiben von Rechnungen

Rechnungswesen war noch nie einfacher! Die Liquidation wird automatisch mit den Kundendaten gefüllt und kann manuell bearbeitet werden. Das Programm achtet darauf, dass die Dokumente GoBD-konform erstellt und mit fortlaufenden Nummern gekennzeichnet werden.

Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Zudem ist es mit sevDesk möglich, leicht den Überblick zu behalten. Mittels Bankabgleich wird automatisch erfasst, welche Kunden noch offene Rechnungen zu begleichen haben. Die Zahlungserinnerungen und Mahnungen können nach Bedarf ausgewählt und über das System verschickt werden. Kostenpflichtige Add-ons unterteilen das System in weitere Mahnstufen.

Rechnungsversand

Die Rechnungen können auf digitalem Weg oder via E-Mail versandt werden. sevDesk besitzt weiterhin eine integrierte Postschnittstelle, die den Transfer von Briefen ermöglicht. Das Ausdrucken der Dokumente, das Kuvertieren und der Gang zur Post gehören somit der Vergangenheit an.

Gutschriften und Storno

Durch das Eintragen der Rechnungs- oder Belegnummer im Referenzfeld der Software, erstellt das Programm in Windeseile eine Gutschrift. Es sind Buchungshilfen und Vorlagen für Provisionen, Teilstornos, Minderleistungen, Honorare und persönlich angelegte Buchungskonten vorhanden.

Design

Die Dokumente, die mit sevDesk kreiert werden, sind keine 0815-Rechnungen. Es stehen verschiedene Designvorlagen zur Verfügung, deren Layout nach Belieben angepasst werden kann. Eine Individualisierung ist mittels Logo, Kontaktdaten und firmenspezifischen Informationen möglich.

Zeiterfassung

Die investierte Arbeitszeit kann dank der sevDesk Zeiterfassung auf die Sekunde genau festgehalten werden. In Kombination mit festen Stundensätzen lässt sich auf dieser Basis eine sehr präzise Rechnung entwerfen. Für das Add-on verlangt sevDesk im Monat 4,90 Euro.

Buchhaltung Import/Export

• Online Banking: Eine Verknüpfung zwischen Geschäftskonto und sevDesk kann in den Einstellungen schnell und einfach veranlasst werden. Somit werden Transaktionen im Vier-Stunden-Takt vom Schnittstellenpartner finAPI analysiert und übertragen. Nutzt der Kunde die Offline-Nutzung erfolgt die Überweisung manuell durch CSV oder MT940.
• Kassenbuch: Für die Tages- und Monatsabschlüsse können Zahlungsein-und ausgänge im Kassenbuch registriert werden. Die Erfassung ist rechtssicher und GoBD-konform.
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung findet bei kleinen Unternehmen Anwendung, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Die sevdesk Buchhaltungssoftware wickelt das Zu- und Abflussprinzip tagtäglich an.
• Dateiexport: Zahlen, Daten und Fakten übermittelt sevDesk in Formaten, die DATEV-konform sind. Dadurch sind Steuerberater in der Lage, die Unterlagen problemlos zu importieren. Eine digitale Übertragung ist ebenfalls durch die DATEV-Schnittstelle möglich.
• Belege: Das Speichern und die Bearbeitung von Belegen im digitalen Raum vermeidet Papierchaos und spart Stauraum.
• Umsatzsteuer-Voranmeldung: Unter Berücksichtigung der Einnahmen und Ausgaben kümmert sich das Programm selbstständig um die Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt und wendet Steuersätze korrekt an. Vor dem Absenden kann die integrierte Kontrolle des Systems genutzt werden, um Fehler aufzudecken. Das ELSTER-Zertifikat entfällt, da die Informationen über die ELSTER-Schnittstelle direkt übermittelt werden.

Benutzerfreundlichkeit

sevDesk ist bestrebt, den Kunden einen optimalen Einstieg in die Buchhaltungssoftware zu ermöglichen. Das Onboarding bedient sich interaktiver Tutorials, um die Kunden in die Funktionsweise und die Bedienung des Programms einzuführen. Tauchen während der Nutzung weitere Fragen auf, stehen Hilftexte und Handbuch zur Verfügung. Im Blog und den FAQs sind Hinweise, Tipps und Neuigkeiten aufgelistet. Das Helpcenter ist über die Support-Nummer oder E-Mail erreichbar.

Das Bedienfeld und die Schaltflächen sind so gestaltet, dass die Kunden zu jeder Zeit den Überblick bewahren. Das Hauptmenü ermöglicht eine augenblickliche Weiterleitung zu den einzelnen Funktionen. Einen Kritikpunkt gibt es dennoch: Die Serverkommunikation ist fehleranfällig, wodurch es gelegentlich zu Ausfällen der Verbindung kommt.

Sicherheit und Datenschutz

Die Datenschutz-Grundverordnung schreibt klare Regeln im Umgang mit den persönlichen Informationen von Kunden und Mitarbeitern vor. Wer sich nicht an die Vorschriften hält, muss mit hohen Geldstrafen rechnen. Dank der SSL-128-Bit-Verschlüsselung und dem TLS 1.3 Standard sind die persönlichen Informationen bei sevDesk gut geschützt. Ein Back-up verhindert den Verlust der Daten. Die Rechnungsstellung orientiert sich an den aktuellen Vorgaben der GoBD, wodurch Kunden rechtlich auf der sicheren Seite sind.

Was kann man bei sevDesk ändern bzw. verbessern?

Trotz der schlagkräftigen Argumente, die für die Buchhaltungssoftware sprechen, hat sevDesk auch Schattenseiten. So erlaubt das System aktuell ausschließlich Zahlungen in Euro. Fremdwährungen werden nicht berücksichtigt, wodurch internationale Geschäfte erschwert werden.

Zudem sind Bulk-Aktionen für Belege erstrebenswert und Split-Buchungen würden die Buchhaltung erheblich vereinfachen. Optimierungsbedarf besteht außerdem bei der Suchfunktion, dem automatischen Erkennen und Vorschlagen und dem automatischen Kontoabruf, wenn mehrere Konten hinterlegt sind.

Verschiedene Erfahrungsberichte von sevDesk-Nutzern

Das Netz ist gefüllt mit Bewertungen und Erfahrungen mit sevDesk. Die Mehrheit der Nutzer begrüßt die einfache Handhabung des Programms und empfindet die Software als wahre Bereicherung des Geschäftalltags. Das umfangreiche Leistungsspektrum spricht eine Vielzahl von Unternehmen, Freiberuflern und Selbstständige an und deckt Aufgaben des Rechnungswesens, der Buchhaltung und der Warenwirtschaft lückenlos ab. Die Arbeit erledigt sich wie von Zauberhand.

Nichtsdestotrotz wird der Kundenservice als recht oberflächlich beschrieben, der wenig Hilfestellung bei spezifischen Problemen liefern kann. Auch auf das regelmäßige Auftreten von Bugs und Fehlern wird hingewiesen.

Häufige Fragen zu sevDesk

Welche Banken kann man bei sevDesk einbinden?

sevDesk kooperiert mit 3.000 Banken.

Wie bekommt der Steuerberater Zugang zu sevDesk?

Der Zugang des Steuerberaters muss manuell eingerichtet werden.

Ist sevDesk seriös?

sevDesk zählt zu den führenden Anbietern im DACH-Raum. Die Buchhaltungssoftware eignet sich für Einsteiger und Profis und überzeugt mit hilfreichen Tools und Features.

Kann sevDesk doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung kann mit der Hilfe von sevDesk bewältigt werden.

Das Fazit – Unkomplizierte Buchhaltung mit sevDesk

Mit sevDesk ist ein komfortabler Umfang mit Rechnungen, Belegen, der Steuer und anderen Herausforderungen des unternehmerischen Alltags möglich. Das Programm kann in der firmeneigenen App oder im Browser genutzt werden. Abhängig von den eigenen Wünschen und Bedürfnissen stehen drei verschiedene Pakete zur Verfügung: Rechnungen, Buchhaltung und Warenwirtschaft. Die Grundfunktionen dieser Module sind durch Add-ons erweiterbar.