Die Aufbewahrungspflicht für die Geschäfts- Korrespondenz
Als selbstständiger Unternehmer hat man die Pflicht, geschäftliche Unterlagen über einen gesetzlich festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Relevant für die Festlegung der Fristen und dafür, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen, sind das Handelsrecht und das Steuerrecht. Neben steuerlichen Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Buchungsbelege oder Inventarlisten müssen auch empfangene Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahrt werden. Laut § 257 IV HGB muss ein Kaufmann (Kaufmann Definition) diese Unterlagen sechs Jahre aufbewahren, Jahresabschlüsse und andere steuerliche relevante Dokumente und Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Das Korrespondenz-Prinzip
Das Korrespondenzprinzip soll sicherstellen, dass Einkommen nur einmal steuerlich erfasst wird. Im deutschen Einkommenssteuerrecht wird dieses Prinzip zum Beispiel im Rahmen des Real-Splittings bei Einkommensübertragungen zwischen zwei Personen angewandt. Bei der Besteuerung von Alterseinkünften wird mit dem Korrespondenz-Prinzip geklärt, ob die Beiträge oder die späteren Rentenzahlungen besteuert werden.
Eine Korrespondenz muss zum Zeitpunkt des Eingangs in der Buchhaltung erfasst werden. Dies ist eine gesetzliche Vorgabe.
Die Schwelle für die Aufbewahrung von Korrespondenz ist nicht immer einfach zu setzen: Jedes Dokument könnte später für die Besteuerung und/oder die Steuerkontrolle relevant sein. In der Praxis ist es ratsam, nur solche Dokumente aufzubewahren, die selbsterklärend sind oder deren Bedeutung durch andere Dokumente geklärt werden kann. Außerdem ist es ratsam, die Aufbewahrung der Geschäftskorrespondenz als Chance zur Optimierung der buchhalterischen Abläufe zu nutzen, indem Briefe und deren Anlagen in einer Datei mit Indexblatt zusammengefasst werden.
Das Korrespondenzprinzip bezieht sich auf die Übertragung von Betriebseinnahmen. Es gilt daher auch für alle erwerbswirtschaftlichen Tätigkeiten oder Rechtsträger, die in einem steuerlich relevanten Vorgang übertragen werden. Die Korrespondenzpflicht ist nur relevant, wenn die Zahlung im Namen der Gesellschaft erfolgt. Angenommen, Sie erhalten eine Dividendenausschüttung von einem verbundenen Unternehmen oder eine Gewinnausschüttung nach der Einbringung von einem neuen Rechtsträger. In diesem Fall ist sie als Korrespondenz zu erfassen und entsprechend zu behandeln.
Das Korrespondenzprinzip gilt auch für die Erfassung von Renten und Pensionen als grunderwerbsteuerlich abzugsfähige Aufwendungen. Bei verdeckten Einlagen in eine Gesellschaft muss der Abwicklungsvertrag mit ergänzenden Angaben beim Gesellschaftsregister hinterlegt werden, um die Übertragung der zugehörigen Wertpapiere zu ermöglichen. Denn für die steuerliche Bilanzierung ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Kassenbestand einer Gesellschaft nach den gesetzlichen Vorschriften ausgewiesen wird.
Korrespondenz von Privatpersonen, wie z. B. Geschäftspartnern und Verwandten, muss nicht zentral und dauerhaft erfasst werden. Bei Briefen, die an Unternehmen gerichtet sind, ist es ratsam, diese zwischen sechs und zehn Jahren als Korrespondenz aufzubewahren. In Korrespondenzakten können wichtige Termine oder Entscheidungen festgehalten werden, die einer langfristigen Aufbewahrung bedürfen, wie z. B. Verträge mit Kunden oder Lieferanten oder Vorgaben für die Produktgestaltung.
Eine Bürgschaftsurkunde ist ein physisches Dokument, in dem eine an der Leistung des Unternehmens interessierte Person (d. h. ein Gläubiger, Kreditgeber oder Investor) die Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung bestätigt. Daher müssen die Garantieerklärungen mindestens sechs Monate lang aufbewahrt werden. Darüber hinaus ist auch die Korrespondenz über Kapitalanlagen steuerlich aufzuzeichnen, solange sie nicht der Öffentlichkeit zugänglich gemacht oder den beteiligten Gesellschaftern auf andere Weise zur Verfügung gestellt wurden. Dies gilt für Aktienoptionen, insbesondere wenn Aktien zwischen zwei Personen mit einem bestehenden Optionsvertrag übertragen werden.
Gleiches gilt für Wertpapiere einer Aktiengesellschaft, die aufgelöst wird, um die Übertragung auf andere Beteiligte bei Beendigung der Liquidation der Gesellschaft durchzuführen.
Fazit
Die Dokumentation der Korrespondenz spricht für sich selbst. Es ist unerlässlich, diese Unterlagen und Akten lange aufzubewahren, nicht nur für steuerliche Kontrollzwecke, sondern auch, um auf Behauptungen über die Tätigkeit des Unternehmens oder bestimmter Mitarbeiter durch ihren ehemaligen Arbeitgeber reagieren zu können.
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