Ein Ratgeber zum Thema: Umzug mit dem Unternehmen

Wenn allerdings ein gesamtes Unternehmen an einen anderen Standort (der oft auch in einer anderen Stadt liegt) ziehen will, dann wird der Aufwand um einiges größer. An was dabei alles gedacht werden muss und was in keinem Fall vergessen werden darf, das sollen die folgenden Ausführungen genauer erläutern.

Die sichere Planung entscheidet über den Erfolg

In erster Linie gilt es, dem Umzug der Firma einen sehr langen Vorlauf zu geben. Nur mit genügend Zeit kann man sich auch sicher sein, das Unternehmen perfekt auf die bevorstehende Veränderung einzustellen.

• Jeder Mitarbeiter bekommt eine oder mehrere Aufgaben zugeteilt. Auch Gruppen zu bilden ist hierbei eine Möglichkeit. Dadurch wird es dem Einzelnen erspart, zu viel Arbeit aufgebürdet zu bekommen. Als Chef sollte man ebenfalls während eines Umzugs immer genügend Freiraum für das laufende Tagesgeschäft haben. Auch für die Angestellten ist dies wichtig.
• Das Mehr an Zeit (im Vergleich zu einem einfachen Umzug mit dem eigenen Haushalt) ist auch deshalb notwendig, weil die Masse sehr viel größer ist und die Einrichtungsgegenstände an sich auch anders sind. Vor allem Spezialfirmen haben oft teure Gerätschaften, die aus filigranem Material gefertigt wurden. Sie müssen oft auch in speziell dafür vorgesehene Kartons, die man unter Umständen auch erst bestellen muss – eine langfristige Zeitplanung kann hier bösen Überraschungen vorbeugen.
• Unabdingbar ist, selbst bei kleineren Unternehmen, das Beauftragen von Umzugsfirmen. Dabei gibt es spezial auf Firmen-Movements eingespielte Spedition, die etwas von ihrem Handwerk verstehen. Das Geld sollte in eine solche Dienstleistung in jedem Fall investiert werden, damit man die Reibungslosigkeit gesichert weiß.

Man sollte sich nicht davor scheuen, wie bei einem Firmenprojekt auch einen Plan aufzustellen. Das gilt dabei nicht als Maßregelung, sondern behält die Zeit und den aktuellen Stand des Umzugs im Auge. In einer solchen Übersicht wird auch klar, wie lange der Umzug dauern wird und wo man möglicherweise noch einen größeren Puffer einbauen muss. Hier kann man auch erst einmal grob die Zeit überschlagen und im Falle eines Falles eingreifen.

→ Deadlines setzen: In diesem Hinblick ist es auch hilfreich, Fristen für eine bestimmte Tätigkeit einzuführen. So verlängert sich der Umzug nicht unnötig und man kann reagieren, falls es zu Engpässen kommen sollte.

Die neuen Räumlichkeiten

Das Zeitmanagement ist wie gesehen der zentrale Punkt für den Umzug. Als Unternehmen möchte man so schnell wie möglich zu dem ursprünglichen Geschäft in geordneten Bahnen zurückkehren. Deshalb sollte man in ständigem Kontakt mit den Mitarbeitern stehen und sich informieren, wie die jeweiligen Veränderungen vorankommen. Vor dem Umzug muss man entscheiden, ob man es sich erlauben kann, Werktage, d. h. Arbeitstage, zu benutzen, oder ob man den Arbeitsausfall durch die Verlegung auf das Wochenende umgehen möchte.

→ Vor dem Umzug gilt es, das gesamte Hab und Gut zu inventarisieren. Kommt es beim Umzug zu Schäden, kann man darauf Regressansprüche geltend machen.

Befindet man sich nun bereits schon in dem neuen Büro, hat man den ersten Teil des Firmenumzugs schon überstanden. Was nun wichtig ist (falls es nicht schon erledigt worden ist), ist der Einrichtungsplan. Dieser sollte mit den Mitarbeitern besprochen werden, da der Arbeitsplatz ein wichtiger Teil des Lebens sein wird. Deshalb ist dort auch Wohlfühlen angesagt. Der Plan kann in einem kleineren Unternehmen auch erst vor Ort entworfen werden. Die Möbel können dann auch testweise angereiht werden, um zu sehen, welche Möglichkeit am besten ist.

→ Ebenso ist es äußerst empfehlenswert, wie bei einem Haushaltsumzug auch, dass man das Mobiliar entsprechend etikettiert. So kann auch der Einrichtungsplan mit denselben Bezeichnungen versehen werden und das Einrichten geht effektiver vonstatten.

Gibt es unterschiedliche Bürozimmer, sollten sich die Mitarbeiter vorher einigen, wer welchen Platz bekommen möchte. Dabei kann man individuell vorgehen (Fensterplatz ja oder nein?/Nähe zur Tür?, …).

→ Ein ganz wichtiger Tipp: Bevor die Möbel und die übrigen Gegenstände in das Büro gestellt werden, sollte man sich Gedanken über die Gestaltung des Raums machen. Will man einzelne Teppiche? Sollen Pflanzen im Raum stehen und wenn ja, wo? Wie werden die Wände dekoriert? – Möchte man möglicherweise neu streichen?

Ist man nun bereit, seinen Arbeitsplatz herzurichten, sollte der Vorgesetzte den Mitarbeitern die „Einrichtung“ des Schreibtisches selbst überlassen. Das Umzugsunternehmen oder der Chef selbst sollte hierbei nicht Hand anlegen. Die Angestellten müssen sich dort später wie zu Hause fühlen, deshalb sind auch sie es, die sich selbst überzeugen müssen.

Das Umzugsunternehmen für Unternehmen

Wie bereits erwähnt, gibt es spezielle Unternehmen – Spedition – die sich auf große Umzüge spezialisiert haben. Vor allem aus Gründen des Versicherungsschutzes ist eine solche Maßnahme einzuleiten. Falls etwas zu Bruch gehen sollte, steht man nicht im Regen da. Auch haben solche Firmen immer extra ausgelegte Kartons oder Verpackungen, die sich für Computer, Tische und Co. perfekt eignen. Auch Bodenabdeckungen fallen hierunter.

Bürokratische Unternehmungen bei einem Umzug der Firma

• Man muss zunächst den alten Miet Vertrag kündigen. In vielen Bürogebäuden hat man eine lange Kündigungsfrist , weswegen man sich frühzeitig darüber Informationen einholen sollte.
• Je nachdem, wie groß das Unternehmen ist, gilt es auch, einen Infobrief oder Ähnliches an die Mitarbeiter herauszugeben und diese über die Veränderung informieren. Ebenso verfährt man auch mit den Kunden. Dafür ist es am besten, wenn man auch sagt, unter welcher Telefon- bzw. Handynummer man im Notfall erreichbar ist und dass man E-Mails am Abend/zu einer bestimmten Tageszeit abrufen kann. So bleibt man auf dem Laufenden und kann Wünsche der Kunden entgegennehmen.
• Auch die Steuerberater der Firma sowie das Finanzamt , Versicherungen und andere müssen ebenfalls unterrichtet werden und anschließend die neue Adresse bekommen.
• Wechselt man den Ort komplett, muss man auch den eigenen Eintrag im Handelsregister (Handelsregister Definition) ändern lassen. Ebenso verfährt man mit dem Telefonbuch.
• Sind Renovierungsarbeiten nötig, in den neuen, aber auch den alten Räumlichkeiten, sind Handwerker dafür zu engagieren. Vor allem in den Sommermonaten sind viele Unternehmen ausgelastet, sodass ein frühzeitiger Termin hier dringend empfohlen wird. Im Winter kann es erfahrungsgemäß zu Engpässen bei Heizungstechnikern kommen.
• Ist man selbst kein technisches Unternehmen und besitzt in diesem Bereich auch keine grundlegenden Kenntnisse, sollte man Fachleute für die EDV-Einrichtungen, für das Telefon und andere Geräte beauftragen. Dies sollte sehr bald geschehen, sodass die Geschäftspartner schnell wieder in Kontakt mit einem treten können.
• Auch die alten Zählerstände sind noch abzulesen bzw. sollten per Anruf noch übermittelt werden.

→  In Sachen Handwerker ist es empfehlenswert, sich unterschiedliche Angebote einzuholen, sodass man hierbei auch noch Geld sparen kann.

Grundlegende Fragen innerhalb des Unternehmens

Wenn die rechtlichen und bürokratischen Angelegenheiten abgeklärt sind, sollte man sich selbst als Unternehmen noch einige Dinge, die den Umzug erleichtern können, überlegen. Als Auszug davon hilft die folgende Tabelle:

• Ab wann soll das neue Briefpapier mit der aktuellen Adresse und dem Logo verwendet werden?
• Welche Möbel werden mitgenommen? Welche sollen aussortiert werden? Gibt es Mobiliar, das man weggegeben möchte? In letzterem Fall ist anzuraten, einen Sperrmülltermin zu vereinbaren. Dies ist von Stadt zu Stadt verschieden, deshalb gilt es, eine frühe Absprache diesbezüglich zu führen.
• Gibt es technische Geräte, die man möglicherweise erneuern oder modernisieren sollte? Dann ist jetzt genau der richtige Zeitpunkt hierfür.
• Soll die Archivierung auf elektrische Weise vollzogen werden oder bleibt man bei der ursprünglichen Art? Sind Akten vorrätig, die man nicht mehr benötigt? Dies ist der richtige Moment, sie jetzt zu vernichten.
• Gibt es Abos für Zeitungen oder Zeitschriften, die man ummelden muss? Wer Briefverkehr pflegt, der tut gut daran, einen Nachsendeantrag bei der Post zu stellen.

Den alten Vermieter nicht vergessen!

Beim Auszug darf der Vermieter des bisherigen Gebäudes nicht vergessen werden. So ist mit diesem noch die letzte Heizkostenabrechnung zu klären, auch die Schlüsselrückgabe muss mit ihm oder gegebenfalls dem Hausmeister erfolgen. Darauf sollten die Mitarbeiter auch vorbereitet werden, sodass am Stichtag auch jeder die notwendigen, oft in einer Vielzahl vorhandenen Schlüssel auch dabeihat. Ebenfalls sollte man ein Übergabeprotokoll vorbereiten sowie einen Termin für die gemeinsame Begehung ausfindig machen. Dieser ist auch eine Art Wegweiser für die übrige Vorbereitung des Umzugs. Denn die Räume sollten leer sein, wenn die Übergabe stattfindet.
Ebenfalls ist gleichzeitig mit dem neuen Besitzer eine Besichtigung der Räume durchzuführen. Hierbei sollte man Schäden schriftlich festhalten und veranlassen, dass diese bei Bedarf repariert werden. So kann einem selbst kein Strick daraus gedreht werden. Die Zählerstände sollten ebenso überprüft werden.

• Zu guter Letzt ist es als „Gastgeber“ die Pflicht, seinen Umzugshelfern während der Arbeit ausreichend Getränke und Verpflegung zur Verfügung zu stellen. Das kann über eine Cateringfirma gemacht werden, somit spart man sich die zusätzliche Arbeit. Eine Einweihungsparty kann nach den Arbeiten ebenfalls ein Dank an alle fleißigen Hände sein. Hierfür sollte man sich auch bei einem Lieferanten frühzeitig um die Belieferung kümmern.
• Hatte man ein gutes Verhältnis zu seinen Nachbarn, dann gebietet es sich, sich zu verabschieden und diese ebenfalls zu der Feier einzuladen. Die neuen Nachbarn werden sich ebenfalls freuen, das Unternehmen und die Angestellten kennenzulernen.

Eine sehr zu empfehlende Checkliste findet sich hier: http://www.meldebox.de/checklisten-umzug/docs/Checkliste-Firmenumzug.pdf

Diese Fristen gilt es einzuhalten

1. Das Gebäude: Um pünktlich aus dem bestehenden Mietvertrag entlassen zu werden, ist es sinnvoll, die genauen Fristen zu wissen. Auch wichtig sind dabei, die Renovierungspflichten zu hinterfragen. Dies hält ebenfalls sehr viel Arbeit bereit.
2. Schäden beim Umzug: Kommt es wider Erwarten und Hoffen zu einem Schadensfall, sind seriöse Umzugsunternehmen auch dazu angehalten, bestimmte Fristen festzulegen, in welchen man als Kunde reklamieren darf. So sind offen ersichtliche Schäden am Tag nach dem jeweiligen Einzug schriftlich anzubringen. Dieser sollte dabei genau beschrieben werden. Mündliche (Telefonische) Äußerungen sind deshalb nicht rechtskräftig. Die sogenannten verdeckten Schäden können innerhalb von 14 Tagen angegeben werden.
3. Behördengänge: Auch als Unternehmen muss man sich an die vorgeschriebenen Fristen bei Behörden halten. Diese variieren je nach Bundesland. Eine genaue, vorherige Erkundung ist unumgänglich, da man bei Unterlass mit Geldstrafen rechnen muss.

Zusammenfassung: Diese Behörden muss man informieren

• Steuerberater
• Anwälte
• Finanzamt
• Versicherungen
• IHK
• Gewerbeamt
• Berufsgenossenschaften
• Agentur für Arbeit
• Handelsregister (Eintrag ändern lassen)
• Telefonbuch und Gelbe Seiten (Eintrag ändern lassen)

Komplettservice buchen oder einen Teil selbst erledigen? – Die Frage, wenn es um den Firmenumzug geht

Nachdem man das passende neue Gebäude gefunden hat, stellt sich als eine der ersten Fragen, wie der Umzug stattfinden soll. Denn neben dem Packen und Kisten schleppen läuft im besten Falle auch das normale Tagesgeschäft weiter. Deshalb ist es wichtig zu überlegen, ob man den Umzug sich selbst und seinen Mitarbeitern überlassen möchte oder ob es doch ratsam ist, ein professionelles Umzugsunternehmen anzuheuern, das die gesamte Arbeit abnimmt.

Welche Vorteile hat es, sich um den Umzug zu kümmern?

Je kleiner die Firma an sich ist, desto leichter ist es auch, die neue Bleibe ohne Hilfe eines Unternehmens einzurichten. Das setzt voraus, dass alle Mitarbeiter tatkräftig mit anpacken und ein genauer Ablaufplan zusammengestellt wird. Nur so kann man auch gewährleisten, dass der Umzug schnell und ohne Probleme vonstattengeht. Dabei muss man an sehr viele unterschiedliche Dinge denken, angefangen von bürokratischen Hürden bis hin zu der Festlegung der jeweiligen Sitzplätze der Mitarbeiter. Die Vorteile der Methode sind unter anderem:

• Man spart sich Kosten. Ein Fremdunternehmen ist in der Regel bereits deshalb teurer, weil man die Arbeiter zahlen muss, die Anfahrtswege und vieles mehr.
• Es macht schlicht Spaß, mit seinen Kollegen einmal etwas anderes zu erledigen als die schlichte Büroarbeit/den Verkauf/die Dienstleistung. Zugleich kann man damit den Teamgeist fördern, was sich wiederum positiv auf die alltäglichen Erledigungen auswirkt.
• Jeder Einzelne weiß am besten um seine Dinge Bescheid. Deswegen sollte man keine fremden Personen an diese heranlassen. Das zerstört nur die Ordnung, denn ein Komplettunternehmen kann auch dazu berufen werden, die persönlichen Gegenstände in Kartons zu verpacken.

Diese Vorteile hat es, wenn man ein Komplettservice-Unternehmen bestellt

Möchte man weiter wie bisher arbeiten und sich nicht um den Umzug scheren, dann ist es ratsam, eine Firma zu kontaktieren, die auf das jeweilige Genre, in welchem man arbeitet, spezialisiert ist. Das gewährleistet, dass diese wissen, wie man mit bestimmten Geräten umzugehen hat. Weitere Gründe für den Komplettservice:

• Man spart sich Nerven und Zeit. Denn wenn man neben dem Umzug so normal wie möglich weiterarbeiten möchte, dann geht das nur, wenn andere das Ein- und Ausräumen in die Hand nehmen.
• Mit dem Engagieren des Unternehmens schließt man gleichzeitig eine Versicherung ab. Denn wenn etwas beim Umzug zu Bruch geht, dann haftet der Komplettservice dafür. Diese Absicherung liegt bei 620 Euro pro Kubikmeter Umzug. Dabei sollte man wie bei jedem Vertrag auf das Kleingedruckte achten. Bei sehr vielen Speditionen kann man dort nachlesen, dass sehr empfindliche elektronische Geräte nicht unter die Haftung fallen.
• Außer den Lohn muss man nichts bereitstellen. So kann man zwar aus Höflichkeit Essen und Getränke anbieten, in der Regel sind die Profis aber perfekt ausgestattet.

Fazit

Es gibt bei beiden Varianten, Komplettservice oder selbst organisiertem Umzug, Vor- und Nachteile. Eine Veränderung in dieser Größenordnung sollte in keinem Fall auf die leichte Schulter genommen werden. Die Entscheidung, ob man selbst mit anpackt oder nicht, kann aber auch durch die Firmengröße vorbestimmt sein. Ab einer gewissen Anzahl von Mitarbeitern ist eine Eigeninitiative nicht mehr möglich. Man sollte die beiden Möglichkeiten lange im Vorfeld abwägen und am Ende seine persönliche Position, auch im Hinblick auf die Finanzen, festlegen.

Beim Firmenumzug die Kunden informieren

Wer bereits eine neue Bleibe für sein Unternehmen gefunden hat und diese auch schon eingerichtet hat, kann sich glücklich schätzen. Mit diesem Schritt hat man ein immens großes Stück an Arbeit hinter sich. Dennoch darf man unter anderem eine sehr wichtige Angelegenheit nicht vergessen: Man muss den Kunden und die Geschäftspartnern seine neue Adresse und die genauen Daten mitteilen, die sich rund um den Umzug geändert haben.

Auch wenn ein Umzug viel Stress bedeutet, gibt es wichtigere und nicht ganz so dringende Punkte. Die, die Zeit haben, können nach hinten geschoben werden. Alle anderen sollten oberste Priorität haben – wie das Benachrichtigen der Kunden über den Umzug. Dabei kann man seine Partner nach und nach, in drei Schritten, auf die Umstellung „vorbereiten“. Dies erfolgt am leichtesten und schnellsten per E-Mail. Ist man es als Unternehmen gewohnt, dass man auf dem Postwege mit den Kunden in Kontakt tritt, kann man es auch so handhaben.

Die Vorgehensweise, arbeitet man per elektronischem Wege, sollte dabei wie folgt aussehen:

1. In der laufenden Kommunikation kann man bereits in der Signatur oder am Ende des vorher geschriebenen Textes auf die Veränderung hinweisen bzw. sofort die neuen Daten angegeben. Diese werden aber wohl noch nicht in Gänze vorhanden sein, da man zum Beispiel die Telefonnummer noch nicht zugewiesen bekommen hat.
2. Ein reines E-Mail-Rundschreiben mit den bekannten Adressdaten an alle Kunden und Geschäftspartner hebt die wichtigsten Punkte gesondert hervor. Das wirkt einem Übersehen oder Ähnlichem vor.
3. In den letzten Tagen im alten Büro kann man die Kunden in den Mails noch einmal darauf hinweisen, dass die angewendete Anschrift in der nächsten Zeit veraltet sein wird.

Checkliste für den Firmenumzug

Vorbereitungsphase

• Renovierungsmaßnahmen planen
• Angebote bei Handwerkern und Speditionen einholen
• Stakeholder über Umzug informieren:
  ◦ Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner, Behörden, Kammern, Verbände
• EDV-, Telefonanlage und Software überprüfen, ggf. überholte Geräte ersetzen
• Einträge in Verzeichnissen ändern lassen:
  ◦ Handelsregister
  ◦ Telefonbuch, Gelbe Seiten
  ◦ Online-Einträge
• Versicherung prüfen, ggf. neue abschließen
• Mietvertrag fristgerecht kündigen
• Einrichtungsplan für neue Firma anfertigen; Möbel und Geräte bestellen

3 Monate vor dem Umzug

• Reinigungsfirma beauftragen (für alte und neue Firmenräume)
• Firma für die Installation von EDV- und Telefonanlage beauftragen
• Versorger über Umzug informieren, Zählerstände ablesen lassen
• Briefvorlagen mit neuer Adresse drucken lassen
• alte Möbel und Altlasten entsorgen

1 Monat vor dem Umzug

• evtl. neue Arbeitsplatzanordnung einführen (Wünsche von Mitarbeitern respektieren)
• Absprache mit Spedition
  ◦ Zusätzliches Personal nötig?
  ◦ Verpackungsmaterial bereitgestellt?
  ◦ Richtet Spedition Halteverbotszonen ein?
• Inventarliste von gesamtem Umzugsgut anlegen
• Reihenfolge festlegen (Welche Räume sollen zuerst ein- und ausgeräumt werden?)
• Archivierung:
  ◦ ggf. alte Akten vernichten (Aufbewahrungspflichten beachten)
• Nachsendeauftrag erteilen
• Zeitungsabonnements ummelden

2 Wochen vor dem Umzug

• neues Geschäftspapier für die Korrespondenz (zur Korrespondenz Definition) verwenden
• Termine bestätigen lassen
• Heizkostenabrechnungen von altem Firmensitz abklären
• Übergabetermin mit Vermieter vereinbaren, Übergabeprotokoll anfertigen
• Schlüssel von Mitarbeitern einsammeln
• Etikettierung von Möbeln

1 Woche vor dem Umzug

• Catering-Firma beauftragen (Verpflegung für den Umzugstag)
• Neue Firmenräume zusammen mit Vermieter überprüfen
• Zählerstände der alten und neuen Geschäftsräume festhalten
• Alte und neue Nachbarn über Umzug informieren

1 Tag vor dem Umzug

• Wichtige Unterlagen sicher verstauen; am besten selbst in die neuen Räume bringen
• Reinigung neuer Firmenräume

Am Tag des Umzugs

• Kontrollieren, ob Schäden vorliegen
• Trinkgeld für Speditionshelfer
• Reinigung alter Räume
• Sichergehen, dass nichts vergessen wurde
• Alte Räumlichkeiten zusammen mit Übergabeprotokoll an Vermieter abgeben

Nach dem Umzug

• Rechnungen und Belege für Steuererklärung sammeln
• Geräte auf Schäden kontrollieren, Schäden an Speditionsfirma melden
• Technische Geräte reinigen
• Einweihungsfeier!

Checkliste für die Standortwahl

Bei einem Firmenstandort ist es nicht ratsam, einfach nur der Größe wegen in eine neue Stadt zu ziehen. Hier sind noch andere Dinge zu berücksichtigen. Die wichtigsten davon finden Sie hier aufgelistet:

• Die Lage: Ist das Gebäude aus allen Richtungen gut sichtbar? Wie ist das Gebäude in das Einzelhandelsumfeld eingebunden? Wie gut ist das Gebäude erreichbar? Liegt es an einer Hauptverkehrsstraße
• Einzugsgebiet: Ländlich? Wenigstens 20.000 Besucher, 80.000 Besucher? Millionenstadt?
• Grundstücksgröße: Sind Grundstück und Gebäude groß genug?
• Auflagen: Müssen behördliche Auflagen erfüllt und Genehmigungen erfüllt werden?
• Attraktivität: Bietet der Standort Anreize für Fach- und Führungskräfte? Welche Möglichkeiten zur Freizeitgestaltung gibt es?
• Konkurrenz : Wie stark sind Ihre Mitbewerber an dem Standort vertreten?
• Kosten: Gibt es Fördermittel? Mit welchen Kosten muss am Anfang gerechnet werden? Wie hoch sind die Nebenkosten?
• Anbindung: Wie gut ist der Standort zu erreichen? Gibt es ausreichend Parkmöglichkeiten?

Wo man Hilfe bei der Standortsuche bekommt

• Gründer – und Technologiezentren
• Datenbanken
• Immobilienmakler
• Büro auf Zeit

Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Aktualisiert im August 2022