Effizienz in der EU: Digitalisierung als Schlüssel für reibungslose innergemeinschaftliche Lieferungen

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen werden Waren zwischen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union gehandelt. Das erfordert eine präzise Handhabung, um den gesetzlichen Bestimmungen der jeweiligen Länder gerecht zu werden. Wer seine Prozesse optimieren möchte, sollte idealerweise auf digitale Lösungen zurückgreifen, denn diese bieten innovative Ansätze, um die komplexen Geschäftsabläufe zu vereinfachen. Dieser Artikel zeigt auf, worum genau es sich bei innergemeinschaftlichen Lieferungen handelt und wie leistungsstarke Software dabei helfen kann, diese effektiver zu gestalten.

Was genau sind innergemeinschaftliche Lieferungen?

Als innergemeinschaftliche Lieferungen wird der Verkauf von Produkten und Dienstleistungen von einem EU-Land in ein anderes bezeichnet. Die entsprechenden gesetzlichen Regelungen dieses Kernbestandteils des Handels in der Europäischen Union finden sich im § 6a UStG. Die Idee dahinter ist einfach: Unternehmen in der EU verkaufen bei B2B-Transaktionen an Unternehmen aus anderen Mitgliedsstaaten ohne Umsatzsteuer. In weiterer Folge führt der Käufer die Umsatzsteuer in seinem Land selbst ab. Durch die steuerliche Begünstigung und die Vereinfachung in der Abwicklung soll der Handel innerhalb der EU gefördert werden.

So weit, so gut. Doch im Rahmen dieser Aktivitäten ist eine genaue Prüfung erforderlich. Im Detail: Es muss klar sein, ob die Steuerbefreiung tatsächlich greift. Daraus ergibt sich bei manueller Bearbeitung ein einigermaßen hoher administrativer Aufwand, da sowohl die ausgestellten Rechnungen als auch die Steuererklärungen diese Art von Lieferungen ausweisen müssen. Die innergemeinschaftlichen Lieferungen finden zum einen in der jährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung und zum anderen in der sogenannten Zusammenfassenden Meldung Berücksichtigung. Diese Meldung muss quartalsweise an die Bundeszentrale für Steuern eingereicht werden und alle erforderlichen Angaben zu den innergemeinschaftlichen Umsätzen beinhalten. Dazu gehören auch die Umsatzsteuer-IDs der entsprechenden Geschäftspartner.

Um jedoch steuerliche Risiken zu vermeiden, ist eine genaue Überprüfung notwendig. Es muss klar sein, ob eine Steuerbefreiung greift, was hauptsächlich bei Geschäften zwischen Unternehmen der Fall ist. Der administrative Aufwand ist hierbei nicht zu unterschätzen: Sowohl die ausgestellten Rechnungen als auch die Steuererklärungen müssen diese Art von Lieferungen ausweisen.

Seit Juli 2021 gilt die One-Stop-Shop-Regelung

Auch wenn den Verantwortlichen der EU in Brüssel oft überbordender Bürokratismus vorgeworfen wird, arbeiten sie im Hintergrund in vielen Fällen an effizienten Lösungen, um das Leben der Unternehmer in der Europäischen Union zu vereinfachen. So auch bei der innergemeinschaftlichen Lieferung. Seit dem 1. Juli 2021 ist dafür die One-Stop-Shop (OSS) EU-Regelung in Kraft, die die Umsatzsteuerabwicklung für Unternehmen, die Dienstleistungen an EU-Privatpersonen erbringen oder innerhalb der EU Fernverkäufe tätigen, deutlich vereinfacht.

Ähnlich wie die zusammenfassende Meldung muss auch die OSS-Meldung quartalsweise an das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt werden. Sie gilt als Meilenstein der Digitalisierung im Steuerwesen der EU. Der große Vorteil dabei: Mit OSS melden und zahlen Unternehmer nun die Umsatzsteuer für alle EU-Länder gebündelt über das eigene Finanzamt. Das ermöglicht eine bessere Übersicht über die umsatzsteuerlichen Verpflichtungen und vereinfacht Geschäfte im EU-Binnenmarkt erheblich.

Digitale Buchhaltung für ein effizientes Management innergemeinschaftlicher Lieferungen

Unternehmer, die Geschäfte im EU-Raum betreiben, sollten darauf achten, dass ihre Buchhaltungssoftware die spezifischen Prozesse im Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Lieferungen unterstützt, denn im Zeitalter der Digitalisierung fungiert die Buchhaltungssoftware als zentrale Schnittstelle für B2B-Geschäfte in der EU. Sind alle relevanten Daten der EU-Kunden und der verkauften Produkte und Dienstleistungen hinterlegt, wird die Erstellung der erforderlichen Meldungen durch das System deutlich vereinfacht.

Mit der passenden Buchhaltungssoftware werden die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Zusammenfassende Meldung und die OSS-Meldung nahezu auf Knopfdruck generiert. Das funktioniert vor allem dann besonders effizient, wenn die entsprechenden Programme auch noch über eine ELSTER-Schnittstelle verfügen. ELSTER steht als Abkürzung für „Elektronische Steuererklärung“ und ist das digitalisierte Steuererklärungs-System der deutschen Finanzverwaltung. Diese Schnittstelle ermöglicht die direkte Kommunikation mit dem Finanzamt und vereinfacht so die Übermittlung von umsatzsteuerlichen Daten.

Bei der Auswahl der Software sollte jedoch nicht ausschließlich auf den Funktionsumfang geachtet werden. Ebenso wichtig in diesem Zusammenhang ist auch das Thema Rechtssicherheit. Die Software-Anbieter sollten sowohl mit den gesetzlichen Anforderungen in Deutschland also auch in der EU vertraut sein und ihre Software regelmäßig mit automatischen Updates auf den neuesten Stand bringen. Nur so haben Unternehmer die Gewissheit, dass sie jederzeit nach den gültigen gesetzlichen Vorschriften vorgehen.

KI und Big Data als Gamechanger: Die Zukunft der innergemeinschaftlichen Lieferungen

Themen wie Künstliche Intelligenz und Big Data werden oft als Gamechanger im digitalen Zeitalter bezeichnet. Sie werden auch Auswirkung darauf haben, wie Unternehmer künftig ihre innergemeinschaftlichen Lieferungen abwickeln. Mithilfe von KI-Systemen könnte es schon zeitnah möglich sein, Muster in den Rechnungsdaten zu erkennen und so die Prozesse rund um die innergemeinschaftlichen Leistungen nahezu vollständig zu optimieren. Die erforderlichen Meldungen an das Finanzamt könnten dann automatisch durch die Buchhaltungssoftware ausgelöst werden.

Durch die Blockchain-Technologie könnten die Transaktionen zudem wesentlich sicherer werden. Sie bietet eine hohe Sicherheit, weil sie auf einem dezentralen Netzwerk basiert. Diese Struktur macht es nahezu unmöglich, Daten nachträglich zu verändern, da jede Änderung die Zustimmung des gesamten Netzwerks erfordern würde. Den Unternehmen würde das dabei helfen, ihre derzeit noch vorhandenen Compliance-Risiken deutlich zu minimieren.