Eine Inventur ist verpflichtend zu erfüllen
Eine derartige Bestandsaufnahme ist gesetzlich geregelt. Im §240 HGB und in den §§ 140 und 141 Abgabeordnung ergeben sich diese Pflichten. Die Abschlüsse eines Jahres werden demnach aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen erstellt. Entweder wird die Inventur am sogenannten Bilanzstichtag, am 31.12., durchgeführt, oder in den 10 Tagen davor oder danach. Diese Art der Listenerstellung nennt man zeitnahe Inventur. Eine zeitverschobene Inventur kommt dann zum Tragen, wenn durch ein Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren eine tatsächliche Bewertung zum Bilanzstichtag sichergestellt ist. Dies ist entweder innerhalb der letzten drei Monate vor oder an einem Tag zwei Monate nach dem Stichtag möglich.
Generell gilt: Man muss die Inventur nur dann durchführen, wenn auch eine Bilanz (zur Definition Bilanz) entsteht.
Wer keine Inventur veranlasst, bietet keine Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung . Ist dies der Fall, ist das Finanzamt gezwungen, den Gewinn des jeweiligen Unternehmens zu einem bestimmten Teil oder vollständig zu schätzen.
So sieht ein perfektes Inventar aus
Die Niederschrift der Inventur befindet sich im sogenannten Inventar. Dies meint eine umfangreiche Liste derjenigen Gegenstände, die einem Unternehmen angehören. Dabei ist es nicht von Belang, ob diese einen Wert besitzen oder nicht. Der Unternehmer muss das Inventar am Ende unterzeichnen.
Um auch Aufschlüsse aus der Auflistung ziehen zu können, sollte diese die nachfolgenden Angaben beinhalten. Diese Punkte müssen für jedes einzelne Produkt durchgeführt werden:
- Die exakte Menge (Gewicht, Maß, Zahl). Dies geschieht durch das Zählen, das Wiegen oder das Messen. Auch mathematisch-statistische Methoden sind zulässig.
- Eine allgemeingültige und anschauliche Bezeichnung des Gegenstandes (hierbei kann auf die Art, die Größe oder auch die Artikelnummer verwiesen werden)
- Wert der Maßeinheit. Die Inventur sollte im Vorfeld gut vorbereitet worden sein, sodass das Inventar auch verständlich ausfällt.
Bei der Inventur unterscheidet man drei verschiedene Verfahren. Da gibt es einmal die körperliche Inventur, die Buchinventur und die Anlageninventur.
Körperliche Inventur:
Bei dieser Form der Inventur werden die Vermögensgegenstände durch Wiegen, Messen oder Zählen aufgenommen. Weiterhin möglich ist eine Schätzung mit anschließender Bewertung. Das ist allerdings nur dann möglich, wenn eine genaue Aufnahme unwirtschaftlich wäre. Ein Beispiel hierfür sind Kohle- oder Sandvorräte auf Halde.
Buchinventur:
Bei dieser Form der Inventur werden die Bestände des nicht verkörperlichten Vermögens und der Schulden erfasst. Dabei kann es sich um Verbindlichkeiten, Bankguthaben, Forderungen oder ähnliches handeln. Die Inventur erfolgt dabei anhand von Quittungen und Belegen.
Anlageninventur:
Zu guter Letzt gibt es noch diese Form der Inventur. Sie stellt einen Ersatz für eine körperliche Bestandsaufnahme für Güter des beweglichen Vermögens dar. Im Verzeichnis muss für jeden Vermögenswert eine Anlagenkarte mit festgelegten Angaben geführt werden. Zu diesen Angaben gehören:
- Bezeichnung des Gegenstandes
- Bilanzwert
- Anschaffungs- oder Produktionstag
- Höhe der Anschaffungskosten
- Nutzungsdauer
- jährliche Abschreibung
- Abgangstag
Verschiedene Arten der Inventur nach Zeitpunkt und Frequenz
Ein Unternehmen hat die freie Wahl, ob es sich für eine Stichtagsinventur, eine verlegte oder eine permanente Inventur entscheidet. Wenn allerdings unkalkulierbare Risiken zu befürchten sind (z. B. bei Verderb oder Schwund), ist allein die zeitnahe Bestandsaufnahme zulässig. Das ist auch bei Gütern der Fall, die besonders wertvoll sind.
Bei dieser Form werden die Bestände an einem festgelegten Aufnahmetag erhoben und in Inventurlisten eingetragen. Das kann beispielsweise am Bilanzstichtag der Fall sein. Zulässig ist auch eine zeitversetzte Aufnahme zehn Tage vor oder nach dem Stichtag. Die Waren werden dabei anhand der Anschaffungskosten bewertet. Bei beschädigter Ware erfolgt eine Abwertung.
Bei der Stichtagsinventur werden die Bestände so abgebildet, wie sie am Ende des Geschäftsjahres tatsächlich vorliegen. Ein Problem besteht hierbei jedoch oft darin, dass der Aufwand verhältnismäßig hoch ist, sodass der Betrieb für die Dauer der Inventur mitunter geschlossen bleiben muss. Auch erhöht sich das Risiko für Fehler.
Die verlegte Inventur
Diese Inventur kommt nur infrage, wenn die Inventur zum Stichtag unmöglich ist. Das kann zum Beispiel bei sehr großen Beständen der Fall sein. Die Bestandsaufnahme erfolgt hier innerhalb von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag. Der Bestand wird dabei wertmäßig auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet.
Die permanente Inventur
Mit der permanenten Inventur ist es möglich, die Bestandserfassung über das Geschäftsjahr zu verteilen. Voraussetzung hierfür ist ein sauber geführtes Lagerbuch. Außerdem sind nachprüfbare Unterlagen für alle Zu- und Abgänge erforderlich. Eine körperliche Inventur muss mindestens einmal im Geschäftsjahr durchgeführt werden. Der Sollbestand der Lagerbuchführung muss dabei mit dem Istbestand vergleichen werden. Anders als bei der Stichtagsinventur ist es hier nicht erforderlich, dass alle Bestände zeitgleich aufgenommen werden. Die Aufnahmezeiten und –mengen können entsprechend frei gewählt werden.
Der Vorteil der permanenten Inventur besteht darin, dass die Auslastung besser auf das ganze Jahr verteilt und geplant werden kann, beispielsweise wenn die Bestände am niedrigsten sind.
Aktualisiert im August 2022
