fbpx
Connect with us

Hi, what are you looking for?

News

Drei Schritte zur papierlosen Buchhaltung

Für ein Unternehmen ist die Buchhaltung und der Bereich Finance das Herzstück. Die Daten und Informationen, die in der Buchhaltung erfasst und weiterverarbeitet werden, dienen unter anderem dazu, um künftige Inventionen und Entscheidungen auf Basis der aktuellen wirtschaftlichen Situation einschätzen und planen zu können.

pixabay.com � cloudhoreca (CC0 Public Domain)

Die digitale Buchhaltung, also die Buchhaltung völlig ohne Papier und in digitaler Form, rückt bei vielen Unternehmen immer mehr in den Fokus. Bereits mit wenigen Maßnahmen, kann die papierlose Buchhaltung umgesetzt werden.

Vorteile des papierlosen Buchhaltung

Wie häufig im Leben und Geschäftsalltag, gibt es nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile. Letztlich gilt es abzuwägen, ob mehr Vor- oder Nachteile es für das eigene Unternehmen gibt. Blicken wir zunächst auf die Vorteile:

  • Alle Dokumente werden digital und zentral an einem Ort erfasst
  • Anbindung der Buchhaltungssoftware an das eigene Online-Banking für mehr und schnellere Transparenz. Je nach Software kann sogar eine (teil)automatisierte Buchung oder Mahnwesen umgesetzt werden
  • Minimierung der Suchkosten durch eine mögliche Volltextsuche. Das Suchen in physischen Ordnern ist nicht notwendig
  • Wegfall von Zusatzkosten für Papier, Drucker und mögliche Lagerräume oder Büroflächen
  • Versand / Transport an den Steuerberater entfällt. Keine Versandgebühren zum Versenden der physischen Ordner
  • Der Steuerberater kann nach Kompetenz, Spezialgebiet ausgewählt werden – völlig ortsunabhängig!
  • Kein aufwendiges Sortieren/Befüllen von Belegen bzw. Ordnern
  • Hohes Maß an Sicherheit, da modernste Sicherungstechnologien (Aufbewahrungspflicht/gesetzliche Bestimmungen)
  • Schutz der Daten vor Diebstahl, Einbruch oder sonstigen Schaden
  • Zugriff von überall auf der Welt, sofern Internet vorhanden ist. Im Zeitalter des mobilen Büros, ein weiterer Vorteil

Nachteile der papierlosen Buchhaltung

  • Hard- und Software muss initial angeschafft werden
  • Planung/Konzeption, wie sich interne Prozesse, verändern müssen
  • Ressourcen zur digitalen Erfassung alle physischer Belege müssen bereit gestellt sein
  • Mitarbeiter müssen mit an Board geholt werden

Die drei Schritt für eine effektive und papierlose Buchhaltung

Bei der papierlosen Buchhaltung geht es letztlich darum, Prozesse zu definieren, die Buchhaltung für alle relevanten Belege und Buchungen völlig papierlos zu gestalten. Die Arbeit mit physischen Ordnern ist zeitintensiv, wenig flexibel und nicht mehr zeitgemäß. Es geht heutzutage wesentlich effektiver und auch kostengünstiger. Je größer das Unternehmen und je mehr Quellen es gibt, aus denen relevanten Dokumente für die Buchhaltung kommen können, desto komplexer wird es natürlich.

Grundsätzlich sind aber lediglich drei Schritt notwendig, um letztlich auf die papierlose Buchhaltung umzustellen.

Schritt 1
Um die physischen Belege digital erfassen zu können, gehört zunächst einmal ein guter Dokumentenscanner zur Basisausstattung. Je nach Größe des Unternehmens reicht beispielsweise ein Dokumentenscanner von Fujitsu (ix 500) in vielen Fällen vollkommen aus. Der Scanner kann beispielsweise rund 25 Seiten/Minute entspannen, ist ein Duplexscanner, kompatibel für Mac und ebenfalls sehr wichtig – eine Schnittstelle zu verschiedenen Cloudsystemen ist vorhanden, sodass die eingescannten Dokumente direkt zentral in einer Cloud abgelegt werden kann.

Schritt 2
Der nächste Schritt ist dann die Suche nach dem richtigen Cloudsystem. Es gibt einige Optionen, ob Dropbox, iCloud oder aber auch Data Management Systeme, die letztlich die zentrale Ablage für die papierlose Buchhaltung bilden soll. Auch die Daten bietet mit Unternehmen Online eine eigene Cloud-Lösung an, die direkt mit dem Steuerbüro korrespondieren und somit genutzt werden kann.

Schritt 3
Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist eigentlich schon der letzte Schritt, um eine papierlose Buchhaltung umsetzen zu können. Zu empfehlen ist hier eine Saas-Lösung, mit der man flexibel von überall aus arbeiten und auf die Daten zugreifen kann. Im mobilen Zeitalter eine sinnvolle Lösung. Beachtet werden sollte, dass die SaaS-Lösung auch eine direkte Anbindung an das eigene Online-Banking möglich macht, um das Buchen oder Mahnwesen teilweise sogar automatisiert umsetzen zu können. Durch OCR-Erkennung können so Geldeingänge erkannt und weiterverarbeitet werden.

Podcast zur papierlosen Buchhaltung

Im Podcast bei den Kollegen von Digitales Unternehmertum.de, wird das Thema sehr ausführlich besprochen und Tipps zur einfachen und schnellen Umsetzung gegeben.

 

Premium-Partner

Kontakt zu business-on.de

Wir berichten tagesaktuell über News, die die Wirtschaft bewegen und verändern – sprechen Sie uns gerne an wenn Sie Ihr Unternehmen auf business-on.de präsentieren möchten.

Über business-on.de

✉️ Redaktion:
[email protected]

✉️ Werbung:
[email protected]

Business

Ob Wasserschaden, Altbausanierung oder eine komplette Neugestaltung – wer eine Immobilie modernisieren möchte, steht vor so einigen Herausforderungen und Entscheidungen. Welche Maßnahmen sind nötig?...

Finanzen

Wenn es um die Wahl zwischen Aktien und Kryptowährungen geht, scheiden sich die Geister – klassische Werte mit stabiler Basis oder digitale Assets mit...

Arbeitsleben

In der Welt der beruflichen Netzwerke haben sich zwei Plattformen als führend etabliert: Xing und LinkedIn. Während Xing seinen Schwerpunkt im deutschsprachigen Raum hat,...

Verbraucher

Das Akronym AFK ist eine der bekanntesten Abkürzungen in digitalen Kommunikationsplattformen und insbesondere in der Gaming-Community weit verbreitet. Die Abkürzung wird in verschiedenen Kontexten...

Arbeitsleben

Die Entscheidung, eine Arbeitsstelle zu kündigen, ohne eine neue in Aussicht zu haben, kann weitreichende Folgen haben und ist mit zahlreichen Unsicherheiten verbunden. Dennoch...

Expertentalk

Küchenarbeitsplatten, Treppenstufen oder Fassadenverkleidungen – die Einsatzgebiete von Naturstein sind extrem vielfältig. Doch Stein ist nicht gleich Stein: Wer mit Naturstein arbeitet, arbeitet mit...

Marketing-Partner

Weitere Beiträge

Arbeitsleben

In der Welt der beruflichen Netzwerke haben sich zwei Plattformen als führend etabliert: Xing und LinkedIn. Während Xing seinen Schwerpunkt im deutschsprachigen Raum hat,...

Expertentalk

Küchenarbeitsplatten, Treppenstufen oder Fassadenverkleidungen – die Einsatzgebiete von Naturstein sind extrem vielfältig. Doch Stein ist nicht gleich Stein: Wer mit Naturstein arbeitet, arbeitet mit...

IT & Software

In der heutigen digitalen Welt ist Software ein unverzichtbarer Bestandteil des privaten und beruflichen Alltags. Ob Büro Anwendungen, Grafik Programme  Betriebssysteme – ohne Software...

Business

Künstliche Intelligenz (KI) erlebt eine dynamische Entwicklung, die Geschäftsprozesse grundlegend verändert. Unternehmer sehen sich neuen Möglichkeiten gegenüber, von der Automatisierung bis hin zur Entscheidungsfindung....

Business

HKM Akkutechnik ist ein renommierter Fachbetrieb für Lithium-Ionen-Technik mit Sitz in Kleinwallstadt. Das Unternehmen hat sich auf die Entwicklung, Reparatur und Konfektionierung von Akkus...

Business

Die Schwemmlein GmbH steht seit über 80 Jahren für handwerkliche Perfektion und höchste Qualität in der Herstellung individueller Sonderanfertigungen von Vereinskrügen, Gläser, Wandteller, Münzen,...

Arbeitsleben

Die Verwaltung von und der Umgang mit Arbeitskleidung sind entscheidende Faktoren für die Unternehmenseffizienz. Mietlösungen bieten einen strategischen Ansatz, der die Bereitstellung qualitativ hochwertiger...

Arbeitsleben

Der Geburtstag des Chefs kann eine besondere Gelegenheit sein, um Wertschätzung zu zeigen und die Beziehung im beruflichen Umfeld zu stärken. Oft wird der...

Werbung