Aufgaben der Buchführung
Die hauptsächliche Aufgabe der Buchführung ist die Erfassung von Aufwendungen und Erträgen und die Darstellung der Finanz- und Vermögenslage. Auch Änderungen in der Bilanz (zur Definition Bilanz), zum Beispiel durch Änderungen im Anlagevermögen werden eingearbeitet. Insgesamt dienen diese Maßnahmen der Erfolgsermittlung innerhalb des Unternehmens. Sonderaufgaben der Buchführung sind die Beobachtung der inneren Abläufe, was Umsatzgrößen, Kapital- und Schuldverhältnisse oder auch das Risiko-Management angeht. Schließlich ist die Buchhaltung auch die Grundlage der Besteuerung. Gegliedert ist die Buchführung in zwei große Bereiche nämlich die
- Geschäfts- und Bilanzbuchhaltung, die die Zahlen für den Abschluss liefert und für die Erstellung der Steuererklärung verwendet wird.
- Betriebsbuchhaltung, die zusammen mit Kalkulation die Kostenrechnung umfasst und für die Erfassung und Aufteilung von Kosten und Leistungen zuständig ist.
Systeme der Buchführung
Grundsätzlich gibt es zwei Systeme, die Buchführung durchzuführen. Bei der einfachen Buchführung werden lediglich die Zu- und Abgänge chronologisch gebucht. Für Bargeschäfte wird ein Kassenbuch verwendet. Der geschäftliche Verlauf und auch der Erfolg des Unternehmens werden über die Gegenüberstellung von Anfang- und Endvermögen innerhalb einer Abschlussperiode ermittelt. Wie diese Werte zustande kommen, wird daraus nicht ersichtlich. Bei der sogenannten doppelten Buchführung wird zusätzlich zur Bilanz eine Erfolgsrechnung aufgestellt. Daraus ergibt sich, dass aus jedem Geschäftsvorfall zwei Buchungssätze entstehen, nämlich eine Soll- und eine Habenbuchung.
Zur Buchführung verpflichtet sind die meisten Unternehmen, diese Pflicht ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch und der Steuergesetzgebung. Freiberufler nach § 18 EStG können dagegen häufig auf die Buchführung verzichten und ihren Gewinn mit der weit weniger aufwendigen Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln und nachweisen.
Grundlagen der doppelten Buchführung
Die doppelte Buchführung ( Doppik ) ist die Form der Finanzbuchhaltung, die heute in den meisten privatwirtschaftlich orientierten Unternehmen vorherrschend ist. Auch in vielen Kommunen ist sie heute Standard. Die Besonderheit besteht dabei darin, dass jeder Geschäftsvorgang doppelt erfasst wird. Der Periodenerfolg kann damit auf zwei Arten festgestellt werden, per Bilanz und per Gewinn- und Verlustrechnung. Darüber hinaus ist die Kennzeichnung doppelt auch auf der technischen Seite zu verstehen. Hier steht sie für die Erfassung von Geschäftsvorfällen sowohl auf der Soll- als auch auf der Haben-Seite.
Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung
| Vorteile | Nachteile |
| • viele zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten | • nicht für Laien geeignet |
| • dank vieler verschiedener Buchhaltungsprogramme bessere Übersicht | • Steuer muss im Voraus gezahlt werden (problematisch bei unbezahlten Rechnungen) |
Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?
Grundsätzlich ist jeder Kaufmann und jeder Gewerbetreibende buchführungspflichtig. Wer buchführungspflichtig ist, unterliegt gleichzeitig auch der Pflicht zur doppelten Buchführung. Ob eine doppelte Buchführung notwendig ist, kann auch von der Rechtsform abhängig sein. Bei folgenden Rechtsformen ist sie beispielsweise verpflichtend:
- Kommanditgesellschaft (KG)
- Offene Handelsgesellschaft (OHG)
- Aktiengesellschaft (AG)
- Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
Es ist aber nicht jeder Unternehmer grundsätzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet. Das gilt vor allem für Unternehmen, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Auch bei Einzelunternehmen mit geringen Umsätzen gibt es Ausnahmen. Wenn man sich nicht sicher ist, welche Regelung auf das eigene Unternehmen zutrifft, kann man sich diesbezüglich einfach mit seinem Steuerberater oder dem zuständigen Finanzamt unterhalten.
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB)
Die Vorgaben zur Buchführung sind in gesetzlichen Vorschriften festgelegt. Grundsätzlich entspringen sie allerdings der altbewährten Kaufmannspraxis. Dabei gelten die Grundsätze „Wahrheit“ und „Klarheit“. Das heißt, die Buchführung muss wahrheitsgemäß alle Kostenstellen ausführen und sie muss so übersichtlich sein, dass man alle wichtigen Informationen leicht entnehmen kann. Hierzu gehört auch, dass die Bilanz fälschungssicher erstellt werden muss.
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung teilen sich in drei Bereiche:
- die Belegpflicht
- die Organisationsgrundsätze
- die Buchungsgrundsätze
| Die Belegpflicht | • es darf keine Buchung erfolgen, für die kein Beleg vorliegt • entsteht der Beleg nicht unmittelbar aus dem Geschäftsfall, ist ein eigener anzufertigen • Belege müssen jeder Revision standhalten (z. B. vom Finanzamt) • z. B. Rechnungskopien, Lohnbelege, Abschreibungsbelege, Materialentnahmescheine • Aufbewahrungspflicht für Belege 10 Jahre, bei Handelsbriefen 6 Jahre |
| Organisationsgrundsätze | • jeder Geschäftsvorfall muss in einem Beleg erfasst werden • die Belege sind in fortlaufender Reihenfolge, vollständig und unmittelbar zu erfassen • alle Geschäftsvorfälle müssen systematisch dokumentiert und abgelegt sein |
| Buchungsgrundsätze | • Klarheit • Nachprüfbarkeit • allgemein verständliche Abkürzungen • sprachlich transparent • vollständig • in deutscher Sprache • lückenlose Erfassung • Richtigkeit, Wahrheit • Entwertung von Zwischenräumen • Leserlichkeit • keine Buchung ohne Beleg • keine Buchung ohne Gegenbuchung |
Die Bücher
Eine Grundlage bei der Buchhaltung besteht darin, dass jede Buchung in mindestens zwei Büchern festgehalten wird. Der Begriff Buch stammt hierbei aus dem Bereich der klassischen Buchführung. Damals wurden Rechnungen noch händisch in das Buch eingetragen. Auch heute wird der Begriff trotz der überwiegend elektronischen Buchhaltung noch benutzt.
Die beiden wichtigsten Bücher sind das Journal und das Hauptbuch. Man führt sie immer getrennt voneinander. Eine Ausnahme besteht lediglich beim amerikanischen Journal, bei dem beide Bücher in einer Tabelle zusammengefasst sind.
Das Journal
Im Journal sind alle Geschäftsvorfälle mit folgenden Daten festgehalten:
- laufende Nummer
- Datum
- Betrag
- Verweis auf Beleg
- Hinweis zur Kontierung (Soll-/Habenkonto)
Bei der Erstellung eines Journals geht es vor allem darum, dass sich alle Geschäftsvorfälle zeitlich geordnet verfolgen und Bilanzpositionen zuordnen lassen. Voraussetzung für die chronologische Ordnung ist, dass alle Buchungen nach Datum geordnet aufgezeichnet sind. Damit ist das Journal sowohl Grundbuch der Buchführung als auch Buchungsanweisung für alle Buchungen, die aus dem Grundbuch in das Hauptbuch übertragen werden.
Das Hauptbuch
Im Hauptbuch sind alle Buchungen auf die Konten festgehalten, die in den Buchungssätzen des Grundbuchs eingetragen sind. Am Anfang eines jeden Geschäftsjahrs werden die Bestandskonten mit den Endbeständen der vorangegangenen Jahre eröffnet. Am Ende des Geschäftsjahres werden sie dann über das Schlussbilanzkonto wieder geschlossen. Durch die Eintragung im Hauptbuch wird die sachliche Ordnung der Geschäftsvorfälle gewahrt.
Bei den Buchungen gilt immer folgende Grundregel. Zuerst erfolgt die Eintragung in das Grundbuch. Danach folgen die Buchungen auf die Konten im Hauptbuch.
Gewinn- und Verlustrechnung
Wenn ein Geschäftsvorgang sich auf den Erfolg eines Unternehmens auswirkt, kann er direkt auf das Eigenkapitalkonto des Unternehmens gebucht werden. Wenn es nur wenige Geschäftsvorfälle gibt, hat diese Variante den Vorteil der größeren Übersichtlichkeit. Tatsächlich ist es aber selbst bei kleinen Unternehmen oft so, dass es eine Vielzahl von Geschäftsfällen gibt, die sich auf das Eigenkapital auswirken. Wenn man hierbei immer auf das Eigenkapitalkonto überweisen würde, wäre das Ergebnis unübersichtlich. Deshalb überträgt man alle Erträge und Aufwendungen nur in saldierter Form auf das Guthabenkonto. In der Regel kommt hierbei das Gesamtkontenverfahren zum Einsatz.
Christian Weis
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- pexels-karolina-grabowska-4195330: Foto von Karolina Grabowska: https://www.pexels.com/de-de/foto/notizbuch-buro-stift-schule-4195330/
