Ein unfreundliches Verhalten gegenüber Kunden, Mobbing oder sexuelle Belästigung: Diese und viele weitere Verhaltensweisen können dazu führen, dass Sie Mitarbeiter abmahnen müssen. Die Abmahnung ist dabei als Warnung oder Gelbe Karte zu begreifen. Sie geben dem betreffenden Angestellten die Chance, sich künftig zu bessern. Wiederholungen des Fehlverhaltens wie einer Arbeitsverweigerung können dann seitens des Arbeitgebers zu einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen.
Doch was versteht man unter einer Abmahnung und wie ist diese aufgebaut? Und welche konkreten Pflichtverletzungen rechtfertigen eine mündliche oder schriftliche Abmahnung von Beschäftigten?
Was ist eine Abmahnung?
Der Erfolg Ihres Unternehmens fußt auf der Performance Ihrer Mitarbeiter. Deswegen ist es von Bedeutung, bereits im Bewerbungsprozess die richtigen Entscheidungen zu treffen und zeit- und kostenintensive Fehleinstellungen somit möglichst zu vermeiden.
Die Leistung Ihrer Angestellten beurteilen Sie mindestens einmal pro Jahr. In einem Jahresgespräch geben Sie Ihren Mitarbeitern Tipps an die Hand, um sich stetig zu verbessern und zu wachsen. Hier bietet sich auch die Chance, eine Low-Performance oder Verstöße anzusprechen und auszudiskutieren. Um ein Jahresgespräch vorbereiten zu können, sollten Sie Informationen über die aktuellen Stärken und Schwächen der Gesprächspartner einholen.
Verstoßen Mitarbeiter auf eine Art gegen ihre Firmenwerte, die nicht tolerierbar ist, können Sie eine Abmahnung aussprechen. Dies kann unabhängig vom Jahresgespräch erfolgen.
Bei einer Abmahnung handelt es sich um eine mündliche oder schriftliche Aufforderung durch den Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer, ein vertragswidriges Verhalten einzustellen. In der Regel stellen Firmen schriftliche Abmahnungen aus. In dem jeweiligen Dokument beschreibt der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer das fehlerhafte Verhalten präzise und weist darauf hin, dass eine Wiederholung des Verhaltens eine Kündigung nach sich ziehen kann.
Das bedeutet: Nicht nur Arbeitgeber, sondern auch Arbeitnehmer dürfen Abmahnungen aussprechen. Beide Parteien sollten jedoch genau abwägen, ob eine Abmahnung die richtige Lösung darstellt. So sollten Sie stets das offene Gespräch suchen, bevor Sie eine solche Maßnahme ergreifen. Achten Sie auf das Gebot der Verhältnismäßigkeit.
Dies gilt insbesondere in Zusammenhang mit jungen Mitarbeitern und Berufseinsteigern. Sie sind sich unter Umständen nicht darüber bewusst, fehlerhaft zu handeln. Auch über ihre konkreten Pflichten herrscht häufig Unklarheit. In einem 1:1-Gespräch geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich zu erklären.
Führen Sie sich in jedem Fall vor Augen: Viele Mitarbeiter handeln nicht boshaft, sondern gedankenlos. Gleichzeitig können ein “schlechter Tag”, Familienprobleme oder Schicksalsschläge dazu führen, dass Mitarbeiter nicht performen oder Fehler begehen. Im Rahmen von New Work konzentrieren sich Unternehmen deswegen heute vermehrt darauf, den Mensch als Ganzes und nicht als reine Ressource wahrzunehmen.
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit einem Tarifvertrag können Sie nur kündigen, wenn der Kündigung Abmahnungen durch den Arbeitgeber vorausgegangen ist. Möchten Sie sich also von einem Angestellten trennen, muss zuvor ein Fehlverhalten von Ihrer Seite aus festgehalten und abgemahnt werden. Ohne nachweisbaren Pflichtverstoß wie Alkoholgenuss am Arbeitsplatz bei einem betrieblichen Alkoholverbot oder eine Nichteinhaltung einer Weisung, besteht keine Chance, den Mitarbeiter zu entlassen.
Besteht ein Betriebsrat, müssen Sie diesen als Arbeitgeber über die Abmahnung informieren. Der abgemahnte Mitarbeiter kann sich in jedem Fall an den Betriebsrat wenden und hier beschweren. Der Rat kann eine Abhilfe vom Arbeitgeber fordern. Auch eine Gegendarstellung kann erreicht werden.
Halten Sie sich dabei stets vor Augen: Ungeachtet der Abmahnungsgründe verschlechtert eine Abmahnung die Beziehung zwischen dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Abmahnungen, die von dem Arbeitnehmer ausgehen und sich an den Arbeitgeber richten, führen ebenfalls zu einem kritischen Verhältnis. Die Abmahnungen sollten deswegen gut durchdacht sein.
Deutlich milder als eine Abmahnung wegen Fehlverhaltens fällt eine Ermahnung aus. So können Sie Angestellte auf ein Fehlverhalten aufmerksam machen, drohen jedoch keine Kündigung an. Die Ermahnung wird auch nicht in die Personalakte aufgenommen.
Durch die Rüge erhalten Sie als Arbeitgeber die Motivation des Arbeitnehmers und stellen gleichzeitig sicher, dass dieser sich seiner Pflichten und seines Verstoßes bewusst wird. Sie signalisieren, dass Sie fest davon ausgehen, dass der Mitarbeiter sein Verhalten optimieren wird. Damit drücken Sie Vertrauen aus und verschlechtern die Arbeitsbeziehung zwischen Ihnen als Arbeitgeber und Ihrem Angestellten nicht.
Wie sieht eine solche Verwarnung aus?
Eine Abmahnung kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Da Sie als Chef die Aushändigung nachweisen können müssen, ist jedoch die schriftliche Variante vorzuziehen.
Doch wie sieht eine Abmahnung konkret aus? Die Abmahnung ist ein Dokument, das einen Titel und ein Datum enthält. Das Fehlverhalten wird umfassend beschrieben. Dabei geben Sie den Ort, das Datum und die Uhrzeit an. Wichtig ist, dass aus der Abmahnung klar hervorgeht, dass das Fehlverhalten nicht geduldet wird. Außerdem enthält jede Abmahnung die Androhung, dass eine Wiederholung des Fehlverhaltens zu einer Kündigung führen kann.
Das Dokument muss innerhalb von 14 Tagen ab dem Zeitpunkt des Verstoßes ausgestellt und ausgehändigt werden. Überschreiten Sie diesen Zeitpunkt, verliert die Abmahnung ihre Wirkung. Eine Ausnahme: Besteht der Verdacht, dass der Mitarbeiter Firmengeheimnisse an Dritte weitergegeben hat, müssen Sie in der Regel zeitintensive Nachforschungen realisieren. In diesem Fall ist es rechtlich möglich, die Abmahnung zeitversetzt auszustellen.
Das Wichtigste: Sie müssen im Nachgang belegen können, dass Sie die Abmahnung übergeben haben. In den meisten Firmen wird dem betreffenden Mitarbeiter das Schriftstück persönlich ausgehändigt. Dieser quittiert dann den Erhalt der Abmahnung.
Bevor Sie die Abmahnung aussprechen und diese in die Personalakte aufnehmen können, muss ein Gespräch mit dem Mitarbeiter stattfinden. Hier muss dieser die Chance erhalten, sich zu erklären. Verspricht der Angestellte, sich in Zukunft korrekt zu verhalten und zeigt über längere Zeit kein Fehlverhalten mehr, ist die Abmahnung nicht mehr gültig.
Ein Beispiel: Ihr Angestellter erhält eine Abmahnung, weil dieser seinen Urlaub eigenständig um einen Tag verlängerte. Dabei handelt es sich um ein Verhalten, das Sie nicht tolerieren dürfen und möchten. In den nächsten Jahren verhält sich dieser Angestellte tadellos. Nun fehlt er einen Tag unentschuldigt. Als Chef reagieren Sie mit einer neuen Abmahnung. Diese gilt im Arbeitsrecht jedoch nicht als Vorstufe zur Kündigung, da die Wirkung der ersten Abmahnung bereits erloschen ist.
Einem Fehlverhalten von Mitarbeitern können Sie durch die transparente Kommunikation der Pflichten und Werte entgegensteuern. Fördern Sie die Etablierung einer positiven Unternehmenskultur und Arbeitsatmosphäre. Eine faire Bezahlung, flexible Arbeitszeiten und Benefits können die Zufriedenheit ebenfalls steigern. Sorgen Sie zudem dafür, dass jeder Angestellte ein Problem mit Kollegen beim Chef ansprechen kann. So signalisieren Sie Wertschätzung und verdeutlichen, dass Sie Schwierigkeiten in den Teams als Arbeitgeber ernst nehmen.
Einige Gründe für eine Abmahnung
Verstößt ein Mitarbeiter oder Arbeitgeber gegen Inhalte aus dem Arbeitsvertrag, kann eine Abmahnung erfolgen. Laut Arbeitsrecht handelt es sich bei dem Auslöser um ein “unerwünschtes Fehlverhalten”, sogenannte Pflichtverstöße.
Doch welcher Grund für eine Abmahnung ist zulässig?
Mangelnde Pünktlichkeit
Sie stellen verärgert fest, dass Ihr Mitarbeiter sich häufig verspätet? Insbesondere Berufseinsteiger und Azubis sind sich häufig nicht darüber bewusst, dass mit ihrem Arbeitsvertrag gewisse Verpflichtungen einhergehen. Hier ist anzuraten: Bewahren Sie Ruhe und halten Sie sich vor Augen, dass junge Menschen ihr Verhalten womöglich nicht reflektieren. Sprechen Sie Ihren Mitarbeiter persönlich auf sein Fehlverhalten an. Eine Ermahnung kann hier ausreichen.
Sind Sie sicher, dass sich das Verhalten ohne Abmahnung wiederholen wird, stellen Sie eine Abmahnung mit der Androhung einer Kündigung aus.
Drogen und Alkohol am Arbeitsplatz
Als Arbeitgeber können Sie festlegen, dass am Arbeitsplatz nicht geraucht werden darf. Besteht ein Betriebsrat, kann dieser ein Rauchverbot erlassen. Dabei verfügt er über ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs.1 Nr.1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).
Einen Verstoß gegen das betriebliche Rauchverbot sowie eigenständig gesetzte Raucherpausen können Sie abmahnen. Zudem können Sie eine Abmahnung aussprechen, wenn der Mitarbeiter trotz Alkoholverbot alkoholische Produkte am Arbeitsplatz oder während der Arbeitszeit konsumiert.
Abmahnung wegen Krankheit
Ist ein Arbeitnehmer häufig krank, ist dies noch lange kein Grund, diesen abzumahnen. Dies ist auch der Fall, wenn ein Mitarbeiter auffallend häufig in Auftragsspitzen erkrankt. Anders verhält es sich, wenn dieser die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu spät oder gar nicht einreicht. Hier ist es möglich, eine Abmahnung wegen Fehlverhalten auszusprechen.
Verrichtet der Arbeitnehmer die gleiche Tätigkeit bei einem Konkurrenten, die er aufgrund einer AU bei Ihnen nicht verrichten kann, können Sie dies abmahnen, sofern der Arbeitnehmer seine Arbeitsunfähigkeit nicht beweisen kann. Denn hier wurde eine Erkrankung vorgetäuscht. Der Beweiswert der AU ist nicht mehr gegeben.
Unangemessener Urlaub
Der Urlaub eines Arbeitnehmers muss von dem jeweiligen Arbeitgeber genehmigt werden. Stellt ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag, der abgelehnt wird, und fährt dieser anschließend trotzdem zu dem beantragten Zeitpunkt in den Urlaub, ist dies als klares Fehlverhalten zu werten.
Sie können eine Abmahnung ausstellen, die als Warnschuss gilt. Geben Sie dem Mitarbeiter dennoch auch hier die Chance, sich vor der Ausstellung der Abmahnung zu erklären.
Diebstahl
Ein Diebstahl führt nicht zwangsläufig zur fristlosen Kündigung, wenn das Diebesgut einen geringen Warenwert aufweist. Schaden im Bagatellbereich gelten als Ausrutscher, wenn sich der betreffende Mitarbeiter zuvor jahrelang tadellos benahm. Eine fristlose Kündigung gilt hier als unverhältnismäßig. Abmahnen dürfen Sie den Mitarbeiter jedoch.
Verstoß gegen die Sicherheitsvorschriften
Als Arbeitgeber tragen Sie die Verantwortung dafür, dass das Unfallrisiko am Arbeitsplatz möglichst gering ausfällt. Um die Sicherheit zu erhöhen, entwickeln Sie Sicherheitskonzepte und erstellen feste Regeln. Diese werden offen kommuniziert, sodass die Belegschaft genau weiß, worauf zu achten ist
Verstößt ein Mitarbeiter bewusst gegen die Sicherheitsvorschriften und verzichtet trotz Vorgabe zum Beispiel darauf, gefährliche Substanzen mit Schutzhandschuhen zu berühren, können Sie eine Abmahnung aussprechen.
Wettbewerbliche Aktivitäten
Mit dem Arbeitsverhältnis geht ein Wettbewerbsverbot (§§ 60 ff. HGB) einher. Dies kann auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses fortbestehen, wenn nachvertraglich ein Wettbewerbsverbot vereinbart wird. In den meisten Fällen kann der Arbeitnehmer Ihr Unternehmen jedoch zu jeder Zeit verlassen und zu Konkurrenten wechseln.
Während er in Ihrem Unternehmen arbeitet, muss er sich jedoch an Ihre Vorgaben halten. Umfasst der Arbeitsvertrag zwischen dem Mitarbeiter und Ihnen eine Wettbewerbsklausel, darf der Angestellte nicht für Ihre Mitbewerber tätig sein. Dies wird als Treuepflicht bezeichnet. Arbeitet er nebenberuflich, dürfen Sie dies nur abmahnen, wenn Sie die Nebentätigkeit nicht erlaubt haben.
Internet während der Arbeitszeit
Die private Internetnutzung am Arbeitsplatz umfasst das Surfen im Internet und die Nutzung des privaten E-Mail-Accounts über den Firmen-PC. Darunter fallen auch der Download von Musik, Filmen und weiteren Entertainment-Produkten und das Spielen von Games. Doch Achtung! Der Nachweis ist unter Umständen schwierig zu erbringen, wenn keine Zeugen vorhanden sind.
Das private Smartphone darf am Arbeitsplatz nicht verwendet werden, um zu telefonieren, zu spielen, zu chatten oder den Arbeitsplatz zu fotografieren.
Übrigens: Auch das private Surfen über den Firmen-PC im Homeoffice darf nicht realisiert werden, sofern Sie dies nicht ausdrücklich erlauben.
Falsche Arbeitshaltung
Der Dienstvertrag umfasst Pflichten. Zu diesen zählt, dass sich ein Arbeitnehmer anstrengen muss. Dies unterscheidet ihn vom Werkunternehmer, der ein bestimmtes Werk einreichen muss.
Liefert der Arbeitnehmer eine Performance, mit der Sie unzufrieden sind, rechtfertigt dies keine Abmahnung. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Vertriebler geringe Umsätze erzielt. Der Grund: Zu geringe Umsätze können zahlreiche Ursachen haben – und zwar selbst dann, wenn alle anderen Mitarbeiter des Teams höhere Umsätze erzielen.
Denn bei einer Abmahnung müssen Sie genau beschreiben, welche Verstöße vorliegen und wie der Mitarbeiter durch sein eigenes Verhalten eine Kündigung abwenden kann. Der Abgemahnte könnte mit der Begründung, die Umsätze seien zu niedrig, keinerlei Verhaltensänderung erzielen. Damit wäre die Abmahnung rechtswidrig – und würde sogar ein schlechtes Licht auf Sie richten.
Ignoriert der Arbeitnehmer jedoch Anweisungen und Arbeitsaufträge, beleidigt, verschweigt wichtige Informationen, lästert, mobbt oder verhält sich fahrlässig im Umgang mit Unternehmensdaten, steht einer Abmahnung in der Regel nichts im Wege. Beurteilen Sie die Schwere des Fehlers also immer im Einzelfall.
FAQ
Welche Gründe gibt es für eine Abmahnung?
Eine Verletzung der Arbeitspflicht kann zu einer Abmahnung des Arbeitnehmers oder Arbeitgebers führen. Auf eine Abmahnung im Wiederholungsfall kann eine verhaltensbedingte Kündigung folgen. Diese geht mit der Entfernung des Mitarbeiters aus dem Arbeitsumfeld einher.
Für was darf man abgemahnt werden?
Die Voraussetzungen für eine Abmahnung sind laut Arbeitsrecht vielfältig. Beispiele sind unter anderem Fehlverhalten wie Alkoholkonsum am Arbeitsplatz oder eine Missachtung von Arbeitsanweisungen. Eine Pflichtverletzung stellt auch ein unzulässiger Urlaub dar. Die Abmahnung ist dabei nicht als Rüge, sondern als Warnung zu betrachten.
Das Fazit – eine Abmahnung als Arbeitgeber aussprechen
Verstoßen Beschäftigte gegen Inhalte aus dem Arbeitsvertrag, dürfen Sie als Arbeitgeber Abmahnungen unter Nennung der Gründe ausstellen. Eine Abmahnung wird in der Personalakte hinterlegt und wiegt deswegen schwer.
Besteht die Frage, ob es sich bei einem Fehlverhalten tatsächlich um einen Pflichtverstoß handelt, sollten Sie Rechtsanwälte kontaktieren. Diese verfügen über die notwendigen Informationen über die Voraussetzungen und rechtskräftige Abmahngründe. Die Anwälte beraten Sie auch bezüglich der einzuhaltenden Fristen.
Im Wiederholungsfall erfolgt eine zweite Abmahnung, die eine Kündigung (beispielsweise eine verhaltensbedingte Kündigung) und die Entfernung des Mitarbeiters aus dem jeweiligen Team zur Folge haben kann. Zu beachten ist die Verhältnismäßigkeit. Wie schwer wog das Vergehen und die Pflichtverletzung des Mitarbeiters?
Bildquellen:
- Abmahnung: Bild von fizkes
