So funktionieren öffentlichen Ausschreibungen: Vorteile für Unternehmer

Was sind öffentliche Ausschreibungen?

Bei einer öffentlichen Ausschreibung handelt es sich um ein Verfahren, an dem sich jedes Unternehmen beteiligen kann. Auftraggeber ist eine Stelle der öffentlichen Hand, beispielsweise eine Schule oder die Gemeindeverwaltung. Die Beschreibung des Auftrags wird im Detail zusammengetragen und auf verschiedene Wege veröffentlicht. Die interessierten Unternehmen können sich mit einem Angebot bewerben und an der Ausschreibung teilnehmen. Die Besonderheit: alle Informationen zu dem Auftrag sind vorab bekannt, aber es gibt keine Vertragsverhandlung zwischen der öffentlichen Stelle und dem bewerbenden Unternehmen.

Sowohl große Firmen als auch kleine und mittelständische Unternehmen können sich für eine Dienstleistung oder Lieferung im öffentlichen Raum bewerben. Die öffentlichen Stellen sind ab einem bestimmten Volumen an Aufträgen sogar verpflichtet, den Weg der Ausschreibung zu wählen. Hier spielen die EU-Schwellenwerte eine wichtige Rolle. Für den nationalen (unterschwelligen) Bereich gibt es eine sogenannte Unterschwellenvergabeordnung, wie iBau im Detail erklärt. Hier ist auch genau nachzulesen, für wen die UvgO bereits gilt.

Wer darf teilnehmen?

Die Vergabelisten sind mit verschiedenen Lieferungen und Leistungen gefüllt. Das betrifft den Bedarf an Büroequipment bis hin zu Winterdienst auf dem Gelände oder großen komplexen Bauleistungen an einem Gebäude. Das Portfolio an Ausschreibungen ist sehr groß und verschieden. Deshalb sollten auch kleine Unternehmen diesen Weg der Auftragsbeschaffung in Betracht ziehen. Auftraggeber sind zum Beispiel Bund, Länder, Städte, Universitäten, Kindergärten oder Wohnungsgesellschaften. Jedes Jahr bieten sie viele lukrative Aufträge, die sich nicht nur an große Firmen richten.

Alle Unternehmer, auch Start-Ups, können an einer öffentlichen Ausschreibung teilnehmen. Natürlich muss vorher das Auftragsvolumen genau geprüft werden. Gerade kleine Betriebe sollten abwägen, ob sie den Umfang des Auftrags stemmen können und in welchem Rahmen dies geschehen kann. Schließlich sind die Risiken bei einem derartigen Großauftrag etwas höher und fallen bei kleinen und mittelständischen Unternehmen mehr ins Gewicht. Doch auch die Vorteile sind nicht zu unterschätzen.

So profitieren auch kleine Unternehmen

Kleine Unternehmen müssen sich nicht für den kompletten Großauftrag bewerben. Öffentliche Ausschreibungen sind meist in mehrere Teilaufträge gegliedert, die nicht alle von einer Firma ausgeführt werden müssen. Genau hier haben kleine Betriebe die Chance, sich für die verschiedenen Aufgabenbereiche zu bewerben und von dem lukrativen Auftraggeber zu profitieren.

Wer hier noch keine Erfahrungen hat oder das Volumen schwer abschätzen kann, sollte sich an die kommunalen Ausschreibungen oder die Aufträge der lokalen Träger halten. Viele Schulen, Städte und Gemeinden entscheiden sich lieber für ein Unternehmen mit regionalem Bezug. Außerdem ist der Wettbewerb für die kleineren Aufträge oder die Teilaufträge deutlich geringer. Kleine Betriebe besitzen dadurch eine echte Möglichkeit, sich bekannt zu machen und mit einer guten Leistung zu überzeugen. Zunächst muss jedoch das Bewerbungsverfahren überstanden sein.

Der Preis ist nicht allein ausschlaggebend

Die öffentlichen Ausschreibungen gewinnen längst nicht mehr die Unternehmen, die den günstigsten Preis anbieten können. Aufgrund neuer Reformen und Vergaberichtlinien muss auch auf die Wirtschaftlichkeit geachtet werden. Das kommt den Klein- und mittelständischen Unternehmen zugute. Sie können ihre Leistung korrekt kalkulieren und zu einem ehrlichen Preis abgeben. Großunternehmen hingegen konnten die kleinen Betriebe bisher immer mit einem geringen Preis schlagen, sodass diese nahezu chancenlos waren. Jetzt soll das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis gewinnen.

Der Preis ist aber nicht die einzige Richtlinie für den Zuschlag. Es spielen auch soziale Kriterien, die Qualität und umweltbezogene Fakten eine wichtige Rolle. Gerade in diesen Bereichen können die kleinen Unternehmen besser punkten, als die großen. Sie bieten vielleicht ein Produkt oder eine Leistung zu einem etwas höheren Preis an, erhalten aber den Zuschlag durch eine höhere Qualität, mehr Umweltbewusstsein oder soziale Komponenten.

Mythos: der Gewinner steht vorher fest

Im Rahmen der öffentlichen Ausschreibungen gibt es einen Mythos, der immer wieder zu Diskussionen führt. So soll der Gewinner der Ausschreibungen vorher feststehen. Der große Unterschiedlich zum privatwirtschaftlichen Bereich: öffentliche Vergabestellen dürfen nicht nach Sympathien, Vertrauen oder dem persönlichen Sicherheitsgefühl gehen. Effizienz spielt auch eine wichtige Rolle. Die Gewinner dürfen vorab nicht feststehen, wenn nicht alle Bewerber angeschaut und angehört wurden.

Zudem haben viele Unternehmen Angst, die öffentliche Hand würde relativ spät zahlen oder die Bewerbung ist mit viel Bürokratie verbunden. Die Zahlungsmoral ist vielleicht nicht immer schnell, aber stabil. Es besteht kaum Risiko, dass die Aufträge nicht bezahlt werden. Außerdem erleichtern vorgefertigte Formulare die Bürokratie und Betriebe wissen anhand der Auftragsbeschreibung immer, worauf sie sich einlassen.