Was sind die besten Projektmanagement-Methoden?

Was versteht man unter einer Projektmanagement-Methode?

Egal, welche Methode angewandt wird: Allen ist gemeinsam, dass es sich dabei um ein System zwischen logisch zusammenhängenden Prozessen, Techniken, Regeln und Verfahren handelt. Diese werden angewendet, um ein Projekt so gut wie möglich planen und im späteren Verlauf beobachten und steuern zu können. In vielen modernen Unternehmen kommt dabei eine Software für Projektmanagement zum Einsatz. Diese kann je nach gewählter Methode sehr sinnvoll sein und letztlich zum Erfolg eines Unternehmens beitragen.

Die Methoden stellen Richtlinien dar, welche Projektmanagern dabei helfen sollen, alle mit einem Projekt in Verbindung stehenden Aufgaben zu erledigen. Dabei unterscheiden sie sich hinsichtlich der Problemlösungsstrategien und müssen auch der jeweiligen Branche angepasst werden.

Die richtige Methode finden

Um herauszufinden, welche Projektmanagement-Methoden sich im eigenen Unternehmen am besten anwenden lassen, sollte man zuerst verstehen, was sie ausmacht und worin die Unterschiede liegen. Wichtig ist, dass bestimmte Faktoren betrachtet werden, die für die Umsetzung eines Projekts entscheidend sind. Dazu gehören:

• Unternehmenswerte und strategische Zielausrichtung
• Schlüssel-Geschäftsfaktoren (zum Beispiel Preisstrategien)
• Stakeholder
• Projektrisiken
• Projektgröße
• Ressourcen und deren Verfügbarkeit
• Projektkomplexität

Im Folgenden stellen wir die beliebtesten Methoden vor, mit denen Projektmanager regelmäßig ihre Ziele umsetzen.

1. Wasserfall-Methode

Bei der Wasserfall-Methode handelt es sich um eine klassische Methode zum Projektmanagement. Sie zeichnet sich durch einen schrittweisen Ablauf aus:

• Initiierung
• Planung und Analyse, Aufstellung eines Ressourcenplans
• Durchführung, Überwachung und Steuerung
• Projektabschluss

Bei dieser Methodik werden die einzelnen Schritte stets beibehalten und nicht in ihrer Reihenfolge verändert. Mit neuen Aufgaben beginnt man erst dann, wenn vorherige abgeschlossen wurden. Bevor die Methode anwendbar ist, muss ein/e Projektmanager/in zuerst den benötigten Ressourceneinsatz berechnen und schließlich die gesamte Planung des Prozesses daran ausrichten.

Da innerhalb der einzelnen Projektschritte keine Feedbackprozesse vorgesehen sind, handelt es sich bei der Wasserfall-Methode nicht um ein agiles Verfahren. Es wird nur eine minimale Abweichung der Ressourcenplanung geduldet. Die Wasserfall-Methode eignet sich bevorzugt bei Projekten mit folgenden Merkmalen:

• voneinander abhängige Aufgaben
• wenig umfangreiche Aufgaben und nur von kurzer Dauer
• sich wiederholende, Beteiligten bereits bekannte Aufgaben
• Vorhaben in der Produktion mit vorrangig sequenziellen Abläufen

Bei der Wasserfall-Methode zeigen sich Fehler häufig erst am Ende eines Projekts. Deswegen ist sie nicht für Aufgaben geeignet, die sich durch ein hohes Risiko an unvorhersehbaren Faktoren auszeichnen.

2. Agiles Projektmanagement

Die ursprünglich im Jahr 2001 von 13 Industriegrößen entwickelte Methodik wurde für die Softwareentwicklung entworfen. Heute nutzt man sie jedoch zunehmend auch als Projektmanagement-Methode. Das agile Projektmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass es Abläufe, Aufgaben und Rollenverteilungen klassisch geprägter Ansätze hinterfragt und durch ein System ersetzt, welches flexibel und zukunftsorientiert ist. Allem voran steht dabei die Optimierung des Nutzens für die Kunden.

Zur Umsetzung agiler Methoden haben sich diese Grundpfeiler bewährt:

• offene und direkte Kommunikation: Kurze und direkte Kommunikationswege zeichnen ein agiles Projektmanagement aus. Nur wenn sich alle Teammitglieder auf demselben Wissensstand befinden, können sie auf Änderungswünsche schnell und umfassend reagieren.
• Umsetzungszyklen für kurzfristige Änderungen: Damit Kunden am Ende des Prozesses nicht unzufrieden sind, werden sie immer wieder um Feedback gebeten. Wer agiles Management betreibt, sollte also stets auf Kundenwünsche eingehen und diese entsprechend umsetzen können. Das ist nur mit einem gut vernetzten Team möglich, in dem alle stets über Neuerungen in Kenntnis gesetzt werden.
• flache Hierarchien: Besonders wichtig ist beim agilen Projektmanagement, dass die Teammitglieder einen vertrauten Umgang pflegen und es keine strengen Hierarchien gibt. Die Führungskräfte müssen Aufgaben und Verantwortung abgeben und Vertrauen in die Mitarbeiter haben können.

Die agile Projektmanagement-Methode eignet sich vorrangig bei Projekten mit folgenden Merkmalen:

• große und komplexe Projekte
• wenig vorhersehbare Anforderungen
• hohe Risiken

3. Meilensteintrendanalyse

Bei dieser Analysetechnik handelt es sich um ein eher einfaches Modell. Wie der Name bereits sagt, geht es dabei um das Erreichen von Meilensteinen innerhalb zuvor festgelegter Zeitfenster. Die Methode dient auch der Überwachung von zeitlichen Fortschritten eines Projekts. So können Verzögerungen im Ablauf rechtzeitig erkannt und behoben werden. Wichtig dabei ist, dass man regelmäßig fixe Termine vereinbart, zu denen Meilensteine erledigt werden sollen.

In Meetings überprüft man dann gemeinsam den Ist-Zustand anhand folgender Faktoren:

• bereits abgeschlossene Aufgaben
• mögliche Probleme
• Hindernisse, die es zu überwinden gilt
• Aufgaben, die bis zum nächsten Termin abgeschlossen werden müssen

Während des Projektprozesses muss immer wieder überprüft werden, ob der Endtermin für einen Meilenstein eingehalten werden kann. Hilfreich ist in diesem Zuge das Anlegen graphischer Diagramme. Diese lassen bereits zeitliche Trends und Prozessverzögerungen erkennen, denen man dann besser entgegenwirken kann.

4. Lean Projektmanagement

Als Lean wird eine Methode aus dem agilen Projektmanagement bezeichnet. Übersetzt heißt der Begriff “mager”. Im Mittelpunkt steht dabei die absolute Optimierung von Aufwand und Ertrag. So soll möglichst ohne eine Verschwendung von Ressourcen das Meiste aus einem Projekt herausgeholt werden. Ziel ist dabei, eine effiziente Wertschöpfungskette zu schaffen, die den Namen des Kunden und die Preiseffizienz in den Mittelpunkt rückt.

Die Methode ist weniger ein Werkzeug zum Projektmanagement, sondern eher eine Philosophie auf dem Gebiet. Dabei unterscheidet man zwischen drei verschiedenen Arten von Verschwendung (auch als 3M bekannt).

Muda

Unter diesen Begriff fallen Aktivitäten und Prozesse, die keinen Wert schöpfen. Dabei wird Ressourcenverschwendung durch Lean in 7 Prozessen ermittelt:

1. Transport
2. Bestände
3. Bewegung der Mitarbeiter
4. Wartezeiten
5. Überproduktion
6. Falscher Einsatz der Technologie oder mangelhafter Herstellungsprozess
7. Ausschuss und eventuelle Nacharbeit

Mura

Unausgewogene Prozesse bringen meist Verluste mit sich. Darauf bezieht sich Mura. Die einzelnen Prozessschritte sollen aufeinander abgestimmt werden, damit Abweichungen, Unregelmäßigkeiten und Störungen vermieden werden.

Muri

Das Lean-Prinzip besagt, dass Prozesse weder zu schnell noch zu langsam ablaufen sollen. Im Idealfall werden monotone Tätigkeiten verringert, wobei darauf zu achten ist, dass weder Mitarbeiter überfordert noch Maschinen überlastet werden.

Um die Lean-Projektmanagement-Methode anzuwenden, sind folgende Voraussetzungen wichtig:

• Aufbrechen von traditionellen Denkstrukturen und veralteten Arbeitsprozessen
• flexible Gestaltung von Projekten und Prozessen
• ausgeprägte Teamkultur
• Unterstützung auf allen Ebenen
• Verankerung des Unternehmenswerts “Kundennähe”

Projektmanagement-Software nutzen

Heutzutage werden bereits viele Prozesse digital übernommen und laufen teilweise automatisch ab. Das spart viel Zeit, die wiederum für andere Aufgaben aufgewendet werden kann. Mit einer Projektmanagement-Software können die Planung, Durchführung, Abrechnung und Dokumentation von Projekten erleichtert werden.

Während manche Produkte ausschließlich Teilbereiche des Projektmanagements abdecken, dienen andere einer Gesamtlösung. Besonders für große Teams, die ihre Ressourcen optimal nutzen und dabei stets den Überblick behalten möchten, eignet sich eine Softwarelösung zur Umsetzung des Projektmanagements.

Das Fazit – Projektmanagement nach den Anforderungen eines Teams gestalten

Projektmanagement dient dem Erreichen von Zielen und Aufgaben innerhalb eines Teams. Deswegen nimmt es in Unternehmen eine hohe Stellung ein. Je nachdem, durch was sich eine Firma auszeichnet, sind unterschiedliche Methoden geeignet. Entscheiden sollte man sich grundsätzlich zwischen klassischen und agilen Projektmanagement-Methoden. Letztere zeichnen sich vor allem durch Flexibilität und eine gute Teamkultur aus.

Um das Projektmanagement noch einfacher zu machen, kann es sich lohnen, auf eine Software zu setzen. Besonders bei der Arbeit in großen Teams erleichtert es diese den Überblick zu behalten und sich mit anderen zu vernetzen.