Weiterhin wartet Deutschland auf die große Steuerreform, die eigentlich das Ziel hat, Dinge zu vereinfachen und für alle Beteiligten fairer zu gestalten. Doch entgegen großen politischen Versprechungen hat sich bis heute nur relativ wenig auf dem Sektor getan. Also sind Unternehmer weiterhin auf sich allein gestellt, wenn es um Steuerersparnisse geht. Die Zahl der legalen Schlupflöcher ist dabei in Deutschland sogar vergleichsweise hoch. Als Freiberufler oder Unternehmer bestehen mannigfaltige Möglichkeiten, das System auf ehrliche Art und Weise zu überlisten und auf diese Weise – abhängig von der Firmengröße – mehr als nur ein paar Euro zu sparen.
Die 10 besten Steuertipps für Unternehmer
Was Unternehmen und Selbstständige dabei beachten müssen, ist in erster Linie ausreichende Information. Gerade bei größeren Unternehmen empfiehlt es sich, im Vorfeld einen Steuerprofi zu kontaktieren, um alle Eventualitäten auszuloten. Bereits vorher ist es empfehlenswert, sich einen Überblick über all die Möglichkeiten zu verschaffen. Die folgenden zehn Tipps sind dabei ein erster Anhaltspunkt. Wichtig für jeden Unternehmer ist es daher, die Vorschläge im Vorfeld auf die jeweilige Relevanz zu prüfen. Nicht jeder Ratschlag ist auch für jedes Unternehmen geeignet. Doch es lohnt sich allemal, auch vor Jahresabschluss einen detaillierten Blick in die Bilanzen zu werfen.
1. Reisekosten von Geschäftsreisen richtig abrechnen
Egal, ob im Ausland oder lediglich einen Kurztrip in Deutschland – Reisekosten entstehen bei jedem professionellen Unternehmen über kurz oder lang. Gerade im Bereich Vertrieb und Sales werden oft hohe Kosten veranschlagt. Als Unternehmer ist es vor allem wichtig, alle entstehenden Reisekosten genau dokumentiert zu haben. Ein vollständiger Abzug als Betriebsausgabe ist dabei allerdings nicht möglich. Folgende Aspekte sollten bei der Berechnung einbezogen werden:
- Verpflegung. Dabei dürfen nie die tatsächlichen Beträge geltend gemacht werden, sondern eine feste Pauschale. Jeder Tag ist dabei einzeln abzurechnen. Aktuell gibt es noch drei Pauschalen, ab 2014 sind es nur noch zwei. Ein ganzer Tag wird mit 24 Euro berechnet, ein Aufenthalt zwischen 8 und 24 h mit 12 Euro.
- Übernachtung. Tatsächliche Kosten können hier als Betriebsausgabe abgezogen werden, insofern die entsprechenden Belege vorliegen. Für die Ausgaben gilt ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von 7 %. Kosten für die jeweiligen Mahlzeiten vor Ort sind separat abzurechnen.
- Fahrtkosten. Geprüft werden muss, ob der Kunde, bzw. der Grund für den Ausflug, die jeweiligen Kosten erstattet und trägt. In Deutschland gibt es eine entsprechende Fahrtkostenpauschale, welche sich auch an internationalen Richtwerten orientiert und dabei 30 Cent pro gefahrenem Kilometer beträgt. Die Kosten lassen sich absetzen. Auch ein ganzer Leihwagen lässt sich als Betriebsausgabe absetzen, insofern deutlich wird, dass sein Erwerb für die mehrtägige Reise günstiger ist und notwendig.
Man darf dabei die Vorsteuer aus den realen Kosten für Verpflegung und Übernachtung ansetzen, insofern eine Rechnung erhalten wird, welche den Umsatzsteuerbetrag erhält. Das gilt allerdings nur für Rechnungen über 150 Euro.
Relativ neu ist die Tatsache, dass Unternehmer bestimmte „gemischte Aufwendungen“ ebenfalls als Betriebsausgaben abziehen können. Dabei handelt es sich um Reisen, welche sowohl zu privaten, als auch beruflichen Zwecken unternommen werden. Ein entsprechendes Urteil erlaubt, dass die Kosten nach dem Verhältnis bei der Steuer abgezogen werden. Wer also nach einem Betriebsausflug noch privat ein paar Tage dran hängt, kann zumindest den Teil der Reise, welcher geschäftlich konzipiert ist, bei der Steuer geltend machen. Wichtig ist hier die explizite Trennung der Kosten.
2. Der Dienstwagen muss gut abgerechnet werden
Die richtige Nutzung und steuerliche Absetzung eines Dienstwagens ist seit Jahren ein beliebtes Streitthema. Wichtig für jeden Unternehmer ist es dabei, bereits im Vorfeld Nutzungsverhalten und Kostenabrechnung mit dem Arbeitnehmer vertraglich zu regeln. Sobald der Wagen mehrheitlich bzw. ausschließlich betrieblich genutzt wird, sollte er über die Firmenadresse gekauft werden. Wenn er dem Unternehmen vollständig gehört, kann er auch komplett unter den Betriebskosten abgesetzt werden. Dazu zählen Anschaffungskosten, laufende Kosten wie Sprit oder Kfz-Steuer sowie gegebenenfalls Finanzierungskosten. Dies verringert allerdings am Ende den Gewinn des Unternehmens.
Erst bei einer betrieblichen Nutzung unter 10 % kann der Wagen nicht mehr im Betriebsvermögen aufgenommen werden. Dabei kann das Unternehmen zwischen zwei Optionen wählen.
- Fahrtenbuch . Diese genaue Dokumentation aller privaten Fahrten lohnt sich vor allem dann, wenn nur recht wenig private Strecken zurückgelegt werden. Der Prozentanteil der entstandenen Kosten wird dann auf die tatsächlichen Kosten angerechnet, es entsteht wieder Gewinn für das Unternehmen.
- Eine zweite Option ist die sogenannte „-1%-Regelung.“ Hierbei wird ein Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat als Privatanteil abgesetzt. Dieser Listenpreis wird stets für einem Neuwagen angesetzt.
Unternehmer haben dann die Möglichkeit, über die „-1%-“-Regelung Kosten sparen. So kann ein recht altes Fahrzeug gekauft werden, dessen Abschreibungsvolumen bereits recht aufgebraucht ist. Das senkt dauerhaft die Kosten, insofern man es zu einem großen Teil über die Privatabgaben des Kunden laufen lässt.
3. Unternehmer sollten die Gewinne für sich arbeiten lassen
Dieser Ratschlag mag vergleichsweise einfach wirken, ist allerdings ungemein wichtig. In jedem Fall ist es natürlich schön, wenn ein Gewinn erwirtschaftet wird. Insofern diese Gewinne genutzt werden, um eine Rücklage im Betrieb zu bilden, sollte die Summe mit nur 28,25 % statt bis zu 45 % versteuert werden. Der steuerliche Vorteil ist allerdings nur dann gewährleistet, wenn das Geld auch für die Firma arbeitet. Sollte es später entnommen werden, wird das Finanzamt bis zu 25 % Extrasteuer draufschlagen.
Es rentiert sich daher für jeden Unternehmer, das Geld längerfristig im Unternehmen zu behalten, anstatt noch schnell vor Jahresfrist überhastete Investitionen zu tätigen. Besonders bei hohen zu versteuernden Gewinnen und einer langen Betriebszugehörigkeit zahlt sich das Konzept aus. Experten empfehlen bis zu sieben Jahre lang das Kapital zu halten, um dann am Ende einen satten Gewinn zu erwirtschaften.
4. Keine Angst vor Investitionen – mit dem Investitionsabzugsbetrag
Wer heute spart, um später zu investieren, ist auf der sicheren Seite. Der sogenannte Investitionsabzugsbetrag ermöglicht es, bis zu 40 Prozent der Anschaffungskosten für die folgenden drei Jahre bereits im Vorfeld beim Finanzamt geltend zu machen. Dieser Vorteil gilt allerdings nur für Unternehmer, welche am Ende nicht mehr als 235.000 Euro an Eigenkapital in ihrer Bilanz stehen haben. Der Höchstbetrag liegt dabei bei 200 Euro und darf bis zu 40 % der Anschaffungskosten eines beweglichen Wirtschaftsgutes betragen. Die Funktion und das Ziel der Investition werden dabei im Vorfeld festgelegt. Auch muss das Gut, welches investiert wird, vorher genau definiert werden. Geringere Kosten sind rückwirkend Gewinn erhöhend aufzulösen. Sollte die Investition gar nicht stattfinden, muss der Investitionsabzugsbetrag rückgängig gemacht werden.
Stets sind dabei die entsprechenden Nachweispflichten vom Unternehmer zu leisten. Der Investitionsabzugsbetrag ist ein sehr beliebter Spartipp bei kleineren und mittelständischen Unternehmen. Da diese sich kontinuierlich im Aufbau befinden und nach neuen Investitionsmöglichkeiten suchen, ist es sicher die längerfristig cleverste Variante, um erzielte Gewinne postwendend zu investieren und dabei noch Steuern zu sparen. Oft ist diese Variante auch ein beliebtes Streitthema mit dem Finanzamt, sodass gute Begründung und Dokumentation des Vorgehens das A und O darstellen.
5. Das Gründen einer stillen Gesellschaft
Es mag ein wenig suspekt klingen, ist aber durchaus ein akzeptiertes Vorgehen, mit dem ein mittelständisches Familienunternehmen beispielsweise eine ganze Menge Geld sparen kann. Bei einer stillen Gesellschaft steigt ein sogenannter stiller Gesellschafter mit einer Vermögensanlage in ein Unternehmen ein. Dieser kann in Form einer sogenannten „atypischen stillen Gesellschaft“ auch an den Gewinnen und Verlusten eines Unternehmens beteiligt sein. Sobald dies passiert wird das Unternehmen nämlich gewerbesteuerrechtlich zu einer Personengesellschaft. Dadurch kommt es zur steuerlichen Entlastung, Unternehmen können von bis zu 24.500 Euro Freibetrag profitieren.
Die Teilhabe muss dabei nicht öffentlich gemacht werden, der stille Gesellschafter profitiert in diesem Fall von Gewinnen mit nur begrenzten geschäftlichen Verpflichtungen. Der Unternehmer muss keine großen Veränderungen, beispielsweise im Handelsregister , vornehmen lassen und kann doch auf zusätzliches Kapital zurückgreifen. Es sollte darauf geachtet werden, dass der neue Teilhaber gleichermaßen vertrauenswürdig und zuverlässig ist.
6. Steuervorauszahlungen sollten gründlich geprüft werden
Dies ist ein recht simpler, aber effektiver Punkt, den Sie vor allem als Selbstständiger zum Jahresende beachten sollten. Sollte das zu erwartende Einkommen unter dem des Vorjahres liegen, dann kann ein Antrag auf Anpassung der Einkommenssteuer-Vorauszahlung gestellt werden. Eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung kann dabei angewendet. So wird vermieden, dass unter Umständen zu hohe Vorauszahlungen an das Finanzamt geleistet werden.
Gleichermaßen sollte der Unternehmer darauf achten, bei sehr hohen Gewinnen auch einen Antrag auf Anhebung der Vorauszahlung zu stellen. So werden hohe Steuernachzahlungen im Nachhinein vermieden. Im Falle extremer Gewinnrückgänge kann der Unternehmer auch von der Vorauszahlung befreit werden. Hier gilt es, sich aber im Vorfeld gründlich zu informieren und die zukünftige Entwicklung möglichst realistisch einzuschätzen.
7. Bewusst schenken – verteilen Sie die Mitarbeiterpräsente zum richtigen Zeitpunkt
Dass sich jeder Mitarbeiter von Zeit zu Zeit über ein kleines Geschenk freut, ist sicher nicht sonderlich überraschend. Es steigert die Motivation der Arbeitnehmer und festigt die Bindung von diesen zum Unternehmen. Doch natürlich gibt es strenge gesetzliche Vorgaben darüber, wie viel ausgegeben werden kann. Grundsätzlich sind die Geschenke als Betriebsausgabe abzusetzen. Das Geschenk darf dabei den Wert von 40 Euro bzw. die monatliche Freigrenze für Sachzuwendungen in Höhe von 44 Euro nicht überschreitet. Sollte dies passieren, werden Lohnsteuer und Sozialabgaben fällig.
Etwas mehr Spielraum besteht dann, wenn der Unternehmer die Übergabe des Geschenkes in den Rahmen einer Betriebsveranstaltung legt. Hier kann die kleine Aufmerksamkeit mit den üblichen Kosten der Feier verrechnet werden, sodass am Ende jedem Mitarbeiter 110 Euro zur Verfügung stehen. Auch Gutscheine bis 44 Euro sind von Lohnsteuer und Sozialabgaben befreit. Durch cleveres Konzipieren der Veranstaltung und gutes Verrechnen besitzt der Unternehmer hier beim finanziellen Aufwand der Geschenke einen entsprechend größeren Spielraum.
8. Kleinunternehmer oder nicht? Die Definition ist wichtig für die Abrechnung
Meist verläuft der Übergang vom Kleinunternehmer zum vollen Unternehmer relativ fließend. Die Grenze verläuft bei 17.500 Euro Umsatz im Jahr. Vorteil der Kleinunternehmerregelung ist, dass der Unternehmer von der Umsatzsteuer befreit ist. Gleichzeitig darf er auch keine Vorsteuerzahlung geltend machen. Ein Tipp, der für Kleinunternehmer auf dem Sprung zum vollwertigen Unternehmen wichtig sein könnte, ist die richtige Einschätzung der Entwicklung. Sollte der Unternehmer mit einem höheren Gewinn rechnen und einplanen, dieser am Ende nicht eintreffen, dann bleibt er dennoch Kleinunternehmer.
Experten empfehlen dabei für den Fall, dass die Grenze zum Jahresende erreicht wird, vorzubeugen, indem ausstehende Gewinne auf das kommende Jahr verteilt werden. So kann in diesem Fall der Status als Kleinunternehmer behalten werden. Längerfristig ist dies vielleicht nicht der beste Weg, aber mittelfristig wird so gerade in der Übergangsphase eine Menge Geld gespart. Ein Unternehmer sollte daher immer den zu erwartenden Gewinn in Relation zur steuerlichen Be- bzw. Entlastung setzen.
9. Sonderausgaben sollten geltend gemacht werden
Wenngleich es gelegentlich mühselig erscheint, sie aufzuschlüsseln, so sollten in einer guten Unternehmensplanung auch stets die Sonderausgaben mit eingeplant werden. Das deutsche Steuerrecht versteht darunter alle Aufwendungen, die sich weder Betriebskosten noch Werbungskosten (zur Werbungskosten Definition) zuordnen lassen. Es gibt einen Pauschbetrag, welcher für Alleinstehende mit 36 Euro und für Zusammenveranlagte mit 72 Euro veranschlagt ist. Alle weiteren Abgaben sind speziell nachzuweisen. Auch für Unternehmen gilt dies. Ein wichtiger Punkt hierbei sind Spenden, welche aber an genaue gesetzliche Vorgaben geknüpft sind. Wichtig ist, dass die Spenden dabei nicht an Bedingungen geknüpft sind, also vom Unternehmen keine Gegenleistung erwartet wird.
Es gibt auch Obergrenzen für das Spendenaufkommen, wenngleich diese im deutschen Steuerrecht sehr unterschiedlich definiert sind. So darf man im Jahr als Unternehmen nicht mehr als 2 Promille an Vereine spenden, gleichzeitig darf das Spendenaufkommen auch nicht 10 % des steuerpflichtigen Jahreseinkommens übersteigen. Wichtig ist dabei, dass das Unternehmen die Spende nicht unter seinem Namen ausschreibt, da dies gesetzlich als Sponsoring verstanden wird.
Wichtig ist außerdem, für welchen Gegenstand ein Unternehmen spendet. Gemeinnützige und soziale Spenden können problemlos abgesetzt werden, während Spenden an Parteien oder andere Organisationen noch eine genaue Betrachtung verlangen. Auch Denkmalpflege und Sanierung fallen in diesen Bereich. Findige Unternehmer, die in einem denkmalgeschützten Haus agieren, können so anfänglich die Sanierungskosten senken. Es folgt allerdings anschließend ein jährlicher Abzug von 9 % über den Zeitraum von zehn Jahren.
10. Auch soziale Netzwerke können von der Steuer abgesetzt werden
Wenngleich der Spielraum der sozialen Netzwerke noch Neuland für viele Unternehmen ist, so sind Facebook, Xing, LinkedIn oder diverse andere Karrierenetzwerke inzwischen unverzichtbar für den Wettbewerb. Doch viele dieser Portale kosten Geld und Social-Media-Kampagnen werden ebenfalls gleichermaßen teurer, wie sie unverzichtbar werden. Doch die Netzwerke sind wichtig für die Verbreitung von Inhalten und Produkten sowie für das Anwerben von neuen Mitarbeitern oder Kunden.
Es ist möglich, die entstehenden Kosten auch von der Steuer abzusetzen, auch wenn viele Firmen soweit noch gar nicht denken. Wichtig für die Steuerprüfung ist dabei, dass das Unternehmen durch die Profile seriös wirkt und repräsentiert wird. Hier sollten private Anliegen keinesfalls mit Unternehmensinteressen vermischt werden. Also sollte darauf geachtet werden, dass sich im Firmenprofil keine Urlaubsfotos befinden. Seriosität und zielgerichtetes Auftreten sind hier wichtig. Kompetenzen und Interessen müssen klar definiert sein, auch die Anliegen sollten deutlich werden.
Hilfreich ist es, Ausdrucke von den Netzwerken zur privaten Archivierung zu erstellen. Dies stellt auch einen guten Nachweis für die Steuerprüfung dar, wenn es darum geht, das Profil anzuerkennen.
Christian Weis
