Warum das Aktenarchiv bares Geld kostet
Wie kleine und mittlere Unternehmen mit der Digitalisierung ihrer Bestände Bürofläche, Mietkosten und Suchzeiten senken. Wenn Unternehmen ihre Flächen neu bewerten, geht der Blick meist zuerst auf das Offensichtliche: Büroräume, die seit der Einführung hybrider Arbeitsmodelle nur noch teilweise genutzt werden, Lagerflächen, die nicht mehr zum aktuellen Sortiment passen, oder Besprechungsräume, die häufig leer stehen. Ein Bereich bleibt dabei oft außen vor: das Archiv. Es liegt im Keller, im Zwischengeschoss oder im hinteren Teil der Halle, verursacht im Alltag kaum Aufmerksamkeit und steht deshalb selten auf der Agenda. Dabei bindet ein Papierarchiv dauerhaft Fläche, die anderweitig genutzt werden könnte. In diesem Beitrag geht es darum, welche Kosten ein analoger Aktenbestand tatsächlich verursacht, was bei der Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen rechtlich zu beachten ist und wie sich die Digitalisierung strukturiert angehen lässt, statt sie weitere Jahre aufzuschieben.
