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1

Sonntag, 31. Mai 2015, 11:21

Digitalisierung aller Unterlagen

Hallo zusammen,

ich arbeite in der IT einer recht großen Firma (~1000 Mitarbeiter) und habe den Auftrag, mich über die Digitalisierung sämtlicher Unterlagen zu informieren und dies auch durchzuführen.

Momentan haben wir für alles Ordner: für Rechnungen, Lieferscheine, RMAs, Checklisten, Überlassungsverträge usw. usf.
Nun wollen wir dem Papierkrieg ein Ende bereiten und alles ab Anfang 2012 digitalisieren. Wir scannen also alle Dokumente als PDFs ein und erstellen ein Archiv auf dem Server (natürlich mit Redundanz ).
Der Plan ist nun aber, die Unterlagen, welche digital vorhanden sind, zu entsorgen. Jetzt ist meine Frage, ob das rechtlich einwandfrei ist, z. B. wenn die Finanzprüfung ansteht. Müssen wir dennoch die Unterlagen in Papierform behalten oder können wir uns ganz und gar auf die Bits und Bytes verlassen (davon betroffen ist übrigens nur die IT, nicht die Firma an sich).
Ich bin schon etwas in Google unterwegs, aber irgendwie werde ich nicht schlauer...

2

Sonntag, 31. Mai 2015, 12:04

Hello,

bevor du dich da selbst an die Arbeit machst, solltest du dich vielleicht noch einmal mit deinem Vorgesetzten in Verbindung setzen und abklären, ob es nicht vielleicht eine günstigere Alternative wäre die Digitalisierung auszulagern. Wenn du dich mal hier etwas genauer umsiehst, dürftest du eine Lösung finden, die euren Vorstellungen schon sehr nahe kommt.

Die Leute dort sind super nett und kommen regelmäßig zu Euch ins Büro, um die Digitalisierung vorzunehmen.

Drefs

Anfänger

Beiträge: 13

Wohnort: Deutschland

Beruf: selbstständig

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3

Montag, 1. Juni 2015, 23:13

da müsst ihr euch mit dem Finanzamt in Verbindung setzten. Obwohl man auch da mittlerweile seine Steuererklärung online abgeben kann.
Aber sicher ist sicher!

Ulrike

Anfänger

Beiträge: 10

Wohnort: Berlin

Beruf: Ingenieur

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4

Dienstag, 2. Juni 2015, 19:08

Eine Firma macht das bestimmt gut für euch :))
Viele Grüsse,
Ulrike

5

Sonntag, 27. September 2015, 10:58

Digitalisieren ist natürlich gut und schön, aber meiner Meinung nach kann man es damit auch übertreiben. Wir haben in unserem Büro einen schönen großen Keller dabei, da kann man auch ältere Ordner und Dokumente leicht über mehrere Jahre verstauen.

Wir machen da einmal pro Jahr eine Archivierung der Sachen und kaufen dann bei buero-netshop.de entsprechende Ordner zur Verstauung der Sachen.
Wer arbeitet macht Fehler, wer viel arbeitet macht viele Fehler. Wer nicht arbeitet, macht keine Fehler. Wer keine Fehler macht wird befördert.

6

Mittwoch, 7. Oktober 2015, 19:11

Ordner ist doch viel zu aufwendig :o
Wir haben einen High Tech Drucker/Kopierer/Scanner/Locher (alles in einem) :d da meldet man sich mit seiner Email an und kann ganz leicht die Dokumente digitalisieren.

7

Mittwoch, 21. Oktober 2015, 10:53

Erstmal müsst ihr euch da auch wegen der Aufbewahrungsfristen erkundigen. Ich glaube manche unterlagen MUSS man in Papierform bis zu zehn Jahre oder länger aufbewahren und bei Bedarf griffbereit haben.

8

Mittwoch, 23. März 2016, 16:17

Na, habt ihr schon eine Lösung gefunden? Zur Digitalisierung und für die Überführung von analogen Prozessen ins Digitale kann ich dir die Jungs von mindsquare empfehlen. Dass das schlaue Kerle sind, muss ich einem IT-ler wie dir sicher nicht erklären, aber seitdem ich SAP Prozesse kenne, würde ich bei der Suche nach logischen Datenbanken immer darauf verweisen. Der Erfolg kommt nicht von ungefähr

Dieser Beitrag wurde bereits 2 mal editiert, zuletzt von »ChromKlaus« (29. März 2016, 10:49)


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